La contención de la crisis del coronavirus ha puesto el teletrabajo en el punto de mira. Pero trabajar a distancia no significa trabajar por separado, sin consultarse ni coordinarse. Por el contrario, el desarrollo de una cultura de intercambio y colaboración es la clave del éxito del teletrabajo.

No es necesario compartir un espacio de trabajo común todo el tiempo para trabajar bien juntos. De hecho, el 93% de los empleados cree que el teletrabajo es perfectamente compatible con los retos de la colaboración. Siempre que se respeten algunos principios bien establecidos.

Promover una cultura de intercambio y colaboración

Según una encuesta de OpinionWay de febrero de 2020, el 40% de los empleados cree que el trabajo colaborativo es esencial para diseñar y avanzar en los proyectos. Para el 95% de ellos, la colaboración entre individuos fomenta la creatividad, pero también la productividad y el bienestar de los empleados. El reto es, por tanto, fomentar el intercambio y la puesta en común entre los equipos, tanto si están presentes físicamente en la oficina como si trabajan desde casa.

Aprovechar las herramientas de colaboración

¡Pero hay que compartir bien! En este sentido, y contra todo pronóstico, el uso masivo del teletrabajo es, probablemente, más una solución que un problema. El confinamiento ha permitido democratizar el uso de las herramientas de colaboración como Teams, Drive, Trello, Slack, Zoom, Hangout, etc. que no tienen secretos para nadie, o casi nadie. Con estas herramientas, todos han podido aprender nuevas formas de trabajar: hacerlo con varias personas al mismo tiempo en un mismo documento o desarrollar el pensamiento estratégico. Todo esto es posible a distancia, a menudo, con un mejor intercambio de información.

Cuando se utilizan correctamente, las herramientas de colaboración son inestimables para limitar los efectos de los silos entre departamentos. Ayudan a difundir una cultura empresarial común. Fomentan la emulación, difunden un modelo de empresa abierta y mitigan los efectos contraproducentes de un exceso de competencia entre departamentos.

Fomentar la gestión del conocimiento

No basta con poner a disposición de todos las mejores herramientas de colaboración, porque la cooperación y el intercambio no se pueden decretar. También es necesario democratizar su uso y crear un hábito de utilización. Este es el reto de la gestión del conocimiento que pretende potenciar, preservar y difundir internamente los conocimientos y el saber hacer de los empleados.

¡Fomente los seminarios web internos! Los cursos de formación impartidos por los propios empleados permiten aprovechar la experiencia de los mismo. Promueven la cohesión del equipo, refuerzan el sentido de pertenencia y facilitan la colaboración entre departamentos. También tienen la ventaja de estar perfectamente alineados con la actividad empresarial, los procesos y la cultura de su empresa. Además de fomentar la ayuda mutua y revalorizar a los empleados, refuerzan su motivación e implicación. Todo ello también permite identificar a los expertos de la empresa y aprovechar su experiencia.

Desarrollar tutorías

Gracias a las herramientas de colaboración y al software de videollamada, la tutoría también es perfectamente compatible con el teletrabajo. El intercambio inherente a la tutoría es una oportunidad para que los empleados compartan mejor su realidad empresarial y comprendan mejor los retos de los demás. Es una forma excelente de fomentar la interfuncionalidad, crear sinergias y aunar energías, pero también de hacer que la organización sea más ágil y transparente.

Por ejemplo, la contención no ha impedido que varias empresas sigan contratando. Para tener éxito en su acción de onboarding, a pesar de la imposibilidad de acoger a sus nuevos reclutas en las instalaciones, han establecido un sistema de mentoring a distancia que consiste en al menos tres mentores: uno encargado de seguir el progreso del recién llegado dentro de la empresa, otro de acompañarle en su toma de posesión y el tercero de explicarle la cultura de la empresa.

Racionalizar el uso de correos electrónicos y reuniones

¡Qué levante la mano quién no haya tenido nunca la impresión de verse ahogado por los correos electrónicos! A lo largo de los años, el uso masivo del correo electrónico ha sido un lastre para la productividad. Demasiado correo, favorece la pérdida de información. Contra todo pronóstico, el trabajo a distancia ayuda a reducir el uso del correo electrónico a lo estrictamente necesario. Gracias a herramientas como Spark, se clasifican y archivan automáticamente. Los sistemas de mensajería instantánea, como Slack, facilitan la comunicación entre las personas. Las cadenas temáticas que caracterizan a estos sistemas de mensajería permiten a los usuarios centrarse en sus propios archivos, sin dispersarse demasiado.

Lo mismo ocurre con las reuniones. El 88% de los empleados se sienten más productivos cuando teletrabajan gracias a la tranquilidad que les proporciona. Eso sí, siempre que no estén sobrecargados de reuniones o de demasiados intercambios en Zoom. Para que la consulta y el intercambio sean óptimos, puede ser útil pensar en los canales y la frecuencia de la comunicación, así como en el número de participantes en una videollamada. De 4 a 6 personas reunidas en torno a un mismo proyecto es probablemente el número ideal para crear las condiciones de colaboración. En este sentido, todo es una cuestión de equilibrio: a veces, un par de personas puede ser más eficaz que un equipo con un gran número de personas; otras veces, una reflexión puede ser más rica si la lleva a cabo un grupo, por ejemplo, en un canal de Slack o equipos. Y si uno de los participantes no ha podido asistir a una determinada reunión, siempre será posible consultar los intercambios a posteriori.

Encuentre toda la selección para el buen funcionamiento: