¿Cuáles son los retos de los Procedimientos Operativos Estándar (POE) en la seguridad de la cadena de suministro?

El principio en el que se basan los Procedimiento Operativos Estándar (POE) es claro: facilitan una descripción detallada de un procedimiento determinado. Giles Johnston, ingeniero y autor, califica los POE como “la mejor manera consensuada de documentar la realización de una tarea”. Estas herramientas operativas son grandes impulsoras de la eficacia, la seguridad y la calidad de las empresas. Por eso, juegan un papel clave en la cadena de suministro, sobre todo en el difícil contexto actual.

¿Qué significa Procedimientos Operativos Estándar (POE)?

Los Procedimientos Operativos Estándar, también conocidos como Procedimientos Operativos Normalizados, consisten en describir un procedimiento o proceso de trabajo con el fin de mejorar su eficacia. En concreto, adoptan la forma de un conjunto de instrucciones escritas que explican con todo detalle cómo debe llevarse a cabo un proceso determinado.

(Inset) Todo Procedimiento Operativo Estándar auténtico debe cumplir los siguientes requisitos:

• El nombre de la empresa;
• Un título descriptivo;
• Números identificativos (fecha, versión, etc.);
• Objetivos;
• La responsabilidad individual de cada persona implicada;
• Instrucciones claras y detalladas.

Estas herramientas se suelen aplicar en tareas estratégicas y recurrentes para simplificar la comunicación, prevenir errores y mantener cierta coherencia. Son una forma excelente de garantizar que cada miembro del equipo utilice los mismos métodos para llevar a cabo una tarea, y también sirven para determinar las funciones y responsabilidades de cada persona, además de los tiempos de ejecución.

En definitiva, estas pautas tienen diversas funciones y se utilizan para:

• Incorporación de empleados;
• Formación de equipos;
• Fomentar la polivalencia;
• Garantizar el intercambio de competencias;
• Asegurar el cumplimiento de las normativas;
• Reducir riesgos;
• Normalización de la resolución de problemas …

Estas técnicas pueden aplicarse en multitud de ámbitos. Sin embargo, son indispensables en cualquier cadena de suministro, sobre todo en sectores sensibles (farmacéutico, alimentario, etc.). Sirven para garantizar el buen funcionamiento y la seguridad de la cadena de suministro. Con la fiabilidad y fluidez de una cadena de suministro cada vez más tensionada, las ventajas para los responsables de la toma de decisiones que buscan optimizar sus operaciones y procesos internos son indiscutibles.

(Inset) Hay tantos POE como formas de proceder en una empresa. Los departamentos de compras pueden adoptar procedimientos para gestionar licitaciones, buscar proveedores, gestionar contratos, (re)negociar condiciones con los proveedores, suprimir el gasto indebido, controlar la calidad, etc.

¿Qué ventajas presentan los POE?

Gracias a los POE, las empresas optimizan y controlan mejor toda su cadena de suministro para aumentar su rentabilidad a largo plazo.

Mejorar el rendimiento

Al fomentar la optimización de los recursos y eliminar las deficiencias, los POE ayudan a mejorar el rendimiento. Con los procesos y la documentación bien definidos y normalizados, es más sencillo identificar los puntos débiles, reducir los plazos de entrega y mejorar la productividad total de la cadena de suministro.

Reducir costes

Los POE permiten reducir los costes operativos. Al optimizar los procedimientos de trabajo, las empresas pueden eliminar todo gasto superfluo: en términos de Lean, todas aquellas actividades que consumen recursos pero no aportan valor a los clientes. Esta eficacia operativa se traduce directamente en una mejora de la rentabilidad.

Gestión de riesgos

Los POE juegan un papel decisivo en la gestión de riesgos y el cumplimiento de la normativa del sector. Al establecer protocolos definidos y garantizar una supervisión rigurosa, las empresas pueden anticiparse a los posibles riesgos, responder a los incidentes y garantizar el cumplimiento de las normativas y reglamentos aplicables.

Mejorar la comunicación

Los POE establecen un lenguaje común dentro de la empresa. Facilitan los intercambios entre las distintas partes interesadas de la cadena de suministro, favoreciendo la colaboración y la coordinación entre departamentos, proveedores y socios externos. Esta mejora de la comunicación reduce los malentendidos y los conflictos, y refuerza las relaciones comerciales.

Implantación de los POE en 5 pasos

La implantación de los procedimientos operativos estándar requiere un planteamiento estructurado y la implicación de todas las partes interesadas. Puede dividirse en cinco pasos.

1. Evaluar las necesidades

Es fundamental conocer las necesidades específicas de la empresa para diseñar y redactar un POE adecuado. Para ello, conviene comentar la situación con el equipo que llevará a cabo las tareas pertinentes.

2. Diseño de procedimientos

Los POE se tienen que diseñar al detalle, contemplando todos los elementos de la cadena de suministro; esto significa identificar objetivos, ámbito de aplicación y formato adecuado del POE. Una vez redactado el procedimiento y completado con los recursos pertinentes, es crucial ensayarlo en un entorno controlado.

Los POE no siguen ningún formato específico. Pueden tener forma de documento de texto, gráfico, diagrama de flujo, vídeo corto, etc. Al elaborar un POE, hay que optar por un formato que facilite a todos la comprensión y la aplicación de los procedimientos.

3. Formación del personal

La formación es fundamental para garantizar que todos los equipos comprenden y siguen adecuadamente los POE. Como parte del programa de formación, puede que resulte conveniente incluir escenarios prácticos que ilustren cómo se deben aplicar estos procedimientos en situaciones reales.

4. Implantación progresiva

La implantación de los POE debe ser gradual para que la transición sea fluida. Por ejemplo, se puede empezar por implantar los POE en un departamento piloto antes de ampliarlos a toda la empresa. Si se actualiza un procedimiento existente, es esencial informar a los equipos implicados de los principales cambios.

5. Mejora continuada

Los POE no están grabados en piedra. Es necesario vigilar su eficacia y actualizarlos con frecuencia en función de los comentarios de los usuarios. Al mismo tiempo, las empresas pueden iniciar la digitalización de sus procedimientos mediante programas informáticos de gestión específicos. Estas soluciones facilitan en gran medida la supervisión y la mejora continuada.

Los procedimientos operativos estándar son, en definitiva, un pilar fundamental para lograr la eficacia y la seguridad en la cadena de suministro de una empresa: aumentan la productividad, la rentabilidad y la satisfacción del cliente. Aunque implantar los POE exige una planificación meticulosa, los múltiples beneficios que aportan hacen que deba considerarse una inversión estratégica en el desarrollo de las actividades.