A medida que el entorno que nos rodea se vuelve cada vez más complejo e incierto, la logística y el transporte plantean grandes retos en todos los sentidos. Para una empresa, una cadena de suministro eficiente es sinónimo de competitividad, diferenciación frente a la competencia y satisfacción de los clientes. Después de regular estrictamente las compras esenciales para las operaciones, es decir, los gastos principales e intermedios, las organizaciones tienen mucho interés en gestionar correctamente también la logística de sus gastos de larga duración. Ya sabe, es esa categoría de compras que incluye la mayoría de las transacciones y entregas de las empresas. Anteriormente se consideraban, erróneamente, como no estratégicas, pero estas adquisiciones se pueden convertir en grandes impulsores para mejorar el rendimiento operativo, además del rendimiento financiero, social y medioambiental de toda la cadena de suministro.

Los problemas logísticos de los gastos de larga duración

Por definición, el gasto de larga duración representa solo un porcentaje ínfimo del gasto en las empresas pero, de media, acapara el 50 % de los segmentos de compras y el 70 % de los costes ocultos de los departamentos de compras. Esta categoría suele sufrir una gestión desestructurada y escapa al control de los departamentos de compras.

Esto da lugar a distintos problemas interrelacionados dentro de las cadenas de suministro:

• múltiples proveedores;
• pedidos de una sola línea;
• un volumen elevado de transacciones y entregas;
• impacto medioambiental y social importante.

Estas características, propias de esta categoría de compras, complican en gran medida los procesos logísticos para las empresas, especialmente cuando se refiere a la recepción de mercancías. Por lo tanto, controlar el gasto de larga duración parece ser clave para optimizar la gestión de las existencias en las cadenas de suministro y, a la vez, mejorar el rendimiento en conjunto.

Dos elementos esenciales para la gestión logística

En sus procesos de compra y suministro, las empresas deben confiar en distribuidores que demuestren el cumplimiento de ciertas normas. Además de los criterios convencionales de plazos de entrega o políticas de garantía, por ejemplo, deben asegurarse de que sus socios cumplen todos los grandes retos de la cadena de suministro, con una combinación de sostenibilidad y eficiencia.

Una cadena de suministro sostenible

Para cambiar a una cadena de suministro respetuosa con el medio ambiente y con las personas, los distribuidores y sus proveedores deben adoptar varias prácticas recomendadas.

Educar a los clientes internos

Es necesario asegurarse de que las personas que piden o utilizan los productos dispongan de información suficiente para guiar y orientar en la elección de los productos y animarlos a hacer pedidos de gran volumen:

• Descripciones de productos totalmente detalladas;
• Hincapié en las ofertas ecológicas;
• Sugerencia automática de productos complementarios;
• Requisitos de pedido mínimo establecidos en la herramienta electrónica de compras.

Rediseñar los envases

A la hora de reducir los residuos innecesarios o difíciles de reciclar, también hay que reconsiderar la elección de los envases cuyo impacto medioambiental sea desproporcionado con respecto a su uso actual. Para ello, es necesario dar prioridad a dos principios fundamentales en el almacén:

• Reducir el transporte de espacio vacío modificando el embalaje para que se ajuste al tamaño de la mercancía y así reducir el exceso de embalaje;
• Tener en cuenta la composición de los envases y favorecer los materiales reciclados, reutilizables, etc.

Optimizar el transporte

El transporte de mercancías es responsable de la mayoría de las emisiones de gases de efecto invernadero en el departamento de logística. Por ello, cada eslabón de la cadena debe hacer lo siguiente:

• Optimizar las entregas en la medida de lo posible;
• Optimizar tanto la carga de los camiones como las rondas de entrega;
• Utilizar vehículos de bajas emisiones.

Una cadena de suministro eficiente

Con la creciente complejidad de la cadena de suministro en la industria, asegurar las mercancías y mejorar la eficiencia se ha convertido en una prioridad.

Apoyarse en redes sólidas

Para superar el reto de asegurar los suministros, los distribuidores deben combinar lo siguiente:

• Una red robusta de socios con histórico (proveedores y transportistas);
• Una ubicación geográfica adecuada para las necesidades del cliente.

Equiparse con tecnologías avanzadas

Para que los procesos sean eficientes, rápidos y fiables, varias herramientas tecnológicas se han vuelto imprescindibles para gestionar las cadenas de suministro:

• Intercambio electrónico de datos (EDI);
• Interfaces de programación de aplicaciones (API);
• Robótica (robots móviles autónomos, sistemas de almacenamiento automatizado, brazos robóticos, etc.).

Ofrecer servicios de valor añadido

Existe un servicio de valor añadido a la medida de cada necesidad para ayudar a las empresas a ganar tiempo, agilidad y rendimiento:

• Entregas personalizadas (con cita previa, en un día fijo, etc.);
• Instalación/montaje de mobiliario;
• Máquinas expendedoras industriales disponibles 365/7/24[1];
• Recuperación y mejora de los productos al final de su vida útil.

Optimización de la cadena de suministro en modo de «proyecto»

Además de estos principios básicos que los distribuidores deben tener en cuenta en su servicio en conjunto, los departamentos de compras también pueden aplicar una estrategia específica en modo “proyecto” para optimizar la gestión del inventario en la cadena de suministro.

Uno de los principales retos en materia de gastos de larga duración sigue siendo la racionalización de los flujos dentro de la cadena de suministro. El cambio hacia pedidos y entregas de gran volumen reduce tanto los costes administrativos como el impacto medioambiental y, además, reduce la carga de trabajo de los operarios.

Para ello, se pueden utilizar tres formas principales de optimización:

• Racionalización de los proveedores, lo que significa sustituir ciertos proveedores por un distribuidor de referencia;
• Digitalización de las transacciones mediante el despliegue de una solución de compra electrónica, así como la posible introducción de una función que exija un número mínimo de pedidos;
• Despliegue de contratos, que garantiza que los clientes internos cumplan los acuerdos marco aplicados y así erradicar el gasto “inconformista”.

Optimizar la cadena logística significa desarrollar una red de buenos socios, organizados y eficientes, para que puedan hacer frente a los retos actuales que plantea la cadena de suministro. También deben disponer de los recursos necesarios para apoyar a las empresas en la gestión de sus proyectos de optimización del gasto de larga duración. Existe un método basado en el análisis de datos, un enfoque optimizado y un marco ágil para identificar seis formas clave que muestran el grado de madurez de las empresas en la gestión de sus gastos de larga duración. Con esta estrategia, las empresas pueden aumentar su rendimiento global y ganar en competitividad

[1] 365 días al año, 7 días a la semana, 24 horas al día