En los últimos años, los departamentos de compras indirectas han desempeñado un papel esencial en las grandes empresas. Este ámbito está experimentando cambios importantes: las empresas son cada vez más conscientes del ahorro potencial que pueden suponer estas compras no estratégicas, a menudo infravaloradas. Sin embargo, con el creciente número de categorías y cadenas de suministro que se gestionan, lograr estos ahorros no es tarea baladí para los compradores indirectos. El papel de estos profesionales de la adquisición consiste en eliminar los gastos fuera de los contratos previamente negociados en la empresa y fortalecer los vínculos de esta con sus múltiples partes interesadas. Para comprender mejor el papel que desempeña el comprador indirecto, esta descripción del cargo resume sus objetivos, estrategias y capacidades.

¿Qué son las compras indirectas?

Las compras indirectas desempeñan un papel fundamental en el buen funcionamiento de las empresas. Pueden estar relacionadas con productos, suministros o consumibles esenciales para las operaciones empresariales.Estos tipos de compras difieren de las directas, conocidas como «de producción» o «estratégicas».

Las compras indirectas, a las que no se ha concedido la debida importancia durante mucho tiempo, desempeñan actualmente un papel estratégico. La gestión de los gastos y la reducción de los costes indirectos vinculados a esta categoría de compras son estrategias clave para mejorar los márgenes y para adaptar la estructura de costes de una empresa al clima empresarial.

Con esto en mente, las empresas han comenzado a reorganizar sus departamentos de compras. Sin embargo, la importancia otorgada a las compras indirectas varía sustancialmente. Aunque, en algunos casos, su prioridad se sigue considerando baja, es objeto de cada vez más medidas de optimización; de hecho, algunas empresas incluso aplican a esta categoría los mismos enfoques que emplean para las compras estratégicas.

¿Cuáles son los objetivos de los compradores indirectos?

El cargo de comprador indirecto comprende muchas funciones que combinan cinco objetivos principales inherentes a la labor de compras, pero que requieren estrategias específicas:

Reducción de los costes

Puesto que el ahorro económico es un factor esencial del cargo, el comprador indirecto se centra particularmente en el coste total de propiedad de sus compras, en asegurarse de que los contratos se ejecuten de forma apropiada y en eliminar los gastos no incluidos en los contratos negociados previamente.

Promoción de la innovación y de la transformación empresarial

Digitalizar el sector y sus procesos es una prioridad esencial. El uso de una solución efectiva de compras electrónicas permite a los compradores indirectos superar algunas de las dificultades a las que deben hacer frente, como una carga de gestión demasiado elevada o la falta de visibilidad del gasto. No obstante, también deben asistir al jefe de compras en la adopción de estas herramientas. Los compradores indirectos también desempeñan el papel de impulsores de la innovación, especialmente a través de sus relaciones con los proveedores. Monitorizan y asesoran acerca de soluciones innovadoras para satisfacer las necesidades de sus clientes internos.

Cultivo de una red efectiva

Los compradores indirectos deben posicionarse como socios clave para las partes interesadas con quienes tienen relación. Deben implicar y comprometer a los clientes internos al tiempo que desarrollan sus relaciones con los proveedores a fin de establecer colaboraciones a largo plazo.

Contribución a la RSC

La responsabilidad social corporativa (RSC) se ha convertido en un factor de diferenciación clave en todos los aspectos de las empresas, tanto para clientes como para socios. Por lo tanto, los compradores indirectos desempeñan un papel clave al respecto, especialmente a nivel europeo con la marca «Made in Europe». Este compromiso a pequeña escala disminuye los costes al tiempo que promueve la creación de empleo y la economía a escala local. Así pues, uno de sus cometidos consiste en integrar ciertos criterios de RSC en su política de compras y armonizarlos con sus objetivos empresariales.

Gestión de riesgos

Los compradores indirectos deben adaptarse a entornos regulatorios cada vez más restrictivos. Los riesgos de los proveedores aumentan cuando se gestionan carteras grandes con muchas transacciones. Para gestionar estos riesgos, los compradores indirectos deben trabajar en estrecha colaboración con el departamento legal y mantenerse alerta ante los riesgos de los proveedores durante todo el período de vigencia del contrato.

La colaboración forma parte integral del cargo, ya que los compradores indirectos interactúan con una amplia red que incluye departamentos empresariales, la dirección general y los proveedores. Por este motivo, no es una coincidencia que los compradores indirectos reciban actualmente la denominación de «socios empresariales».

¿Cómo convertirse en comprador indirecto?

Los equipos de compras indirectas gestionan multitud de categorías de productos, proveedores y clientes internos. Esta es otra de las características principales que distinguen este cargo del de compras estratégicas: la interacción con un gran número de partes interesadas. Si bien ciertas habilidades siguen siendo inherentes al mundo de las compras (p. ej., la de negociación), los compradores indirectos deben adquirir conocimientos específicos y habilidades interpersonales para tener éxito en sus objetivos.

Estudios encaminados a la obtención un cargo de comprador indirecto

Para proponer su candidatura a vacantes de cargos de comprador indirecto, los candidatos suelen estudiar en una escuela de negocios. Durante la fase de contratación, pueden hacer referencia a sus conocimientos de gestión de compras indirectas adquiridos durante distintos proyectos. La experiencia en negocios adquirida como compradores autodidactas de producción también puede resultar beneficiosa para conseguir el puesto y negociar el salario.

Conocimientos: fortalezas y debilidades

En la conferencia ProcureCon Indirect Europe de 2019, los compradores indirectos pudieron hacer balance de sus capacidades. Si bien concluyeron que dominaban la logística y la gestión de sus categorías de productos y sus proveedores, coincidieron en que existía margen de mejora tanto en la gestión de partes interesadas como en el ámbito de las compras sostenibles y responsables. En lo que respecta a la gestión del riesgo, los resultados fueron ambiguos, posiblemente porque el entorno regulatorio y los riesgos están sometidos a un cambio continuo y, por tanto, requieren una vigilancia constante.

Habilidades interpersonales: aspectos esenciales

Sin duda alguna, las habilidades interpersonales, a medio camino entre la inteligencia emocional y la social, son los requisitos previos esenciales para las funciones del cargo de comprador indirecto, junto con tres palabras clave.

1. Conocimiento

Francis Bacon afirmó que el conocimiento es poder.

Esta afirmación es perfectamente aplicable al mundo de las compras. Para poder satisfacer las necesidades de sus clientes internos, los compradores indirectos deben disponer de un profundo conocimiento de su empresa, los departamentos empresariales, los empleados y sus necesidades y mucho más. Para generar valor añadido, también deben prestar atención a su entorno, a los proveedores y a la innovación para poder crear oportunidades. La relación con los empleados se desarrolla a lo largo del tiempo para mejorar la eficacia de sus acciones.

Cualidades conductuales: curiosidad y adaptabilidad

2. Comunicación

Para establecer vínculos con las partes interesadas, los compradores indirectos deben ser capaces de traducir toda la información de que disponen (gastos, riesgos, etc.) a un lenguaje accesible y fácil de comprender para todos. El principal reto radica en que se relacionan con una amplia variedad de interlocutores: desde usuarios a encargados con capacidad decisoria, de distintas culturas y diferentes niveles jerárquicos.

Cualidades conductuales: escucha activa, empatía y transparencia

3. Colaboración

Escuchar, debatir y reflexionar con las partes interesadas es esencial para construir relaciones de confianza, obtener el apoyo de la red y, a partir de todo ello, generar valor. Por ejemplo, intente cambiar los medios informáticos o el software más empleado en la empresa (como el sistema de correo electrónico) sin consultar primero al departamento de informática o a los usuarios finales. Sin duda, sería un enfoque abocado al fracaso.

Cualidades conductuales: habilidades personales, liderazgo, diplomacia y pedagogía

Cada vez más, estas competencias sociales pasan a formar parte de los programas de formación. Así lo corrobora Gordon Crichton, director de MAI (siglas en inglés de «gestión de compras internacionales e innovación»): «En la medida en que la función de compras se integra cada vez más en los procesos preliminares para formar parte del conjunto global, junto con la I+D o el marketing, el desarrollo de las habilidades relacionales es clave para el éxito de los proyectos». Los compradores indirectos, al actuar como una suerte de mediadores y generadores de opinión en sus redes, empiezan a convertirse en auténticos «socios empresariales». Así nos lo recuerda Nathalie Merminod, profesora del IAE (Institut d’Administration des Entreprises) de Grenoble (Francia), en su artículo New roles and skills profiles of buyers:«El éxito o incluso el funcionamiento de las compras dependen de la capacidad de gestionar relaciones». Ha llegado el momento de colaborar en lo que respecta a las compras indirectas.