Las compras de producción, que representan la mayor parte del gasto, están generalmente centralizadas a nivel europeo o incluso mundial. Se trata por ejemplo de los materiales o de las herramientas de producción. Sin embargo, hay muchas empresas grandes y medianas que aún no han aplicado una estrategia centralizada a su cadena de suministro para racionalizar sus compras indirectas. Esto se debe a que esta categoría de compras, considerada (erróneamente) como no estratégica, suele sufrir una gestión mucho menos estructurada. No obstante, el proceso es bastante sencillo y puede generar ahorros reales.  

La estandarización de los productos y sus usos

Durante muchos años, los productos del aprovisionamiento indirecto se compraron localmente. Esta estrategia descentralizada permitía a todos los centros adquirir los productos que necesitaban de forma individual con los proveedores que elegían, conforme sus propias prácticas. 

Desde hace unos veinte años, bajo el impulso de los grandes fabricantes y distribuidores, estos productos se han estandarizado. En muchas categorías de compras indirectas, ahora se puede construir una gama básica europea que represente el 80% de los artículos de una misma categoría de productos. Por tanto, una empresa puede firmar por todos los medios contratos para todos sus establecimientos europeos basados en una oferta compartida.  

Esta estandarización de los productos también ha venido acompañada de la consolidación de las partes interesadas. El mercado de suministros de oficina ha sido un precursor en este campo. Ahora encontramos verdaderos distribuidores europeos en el suministro industrial, el mantenimiento general y el embalaje. Son capaces de apoyar a sus clientes en la mayoría de los países, porque generalmente han puesto en marcha una organización dedicada a firmar acuerdos marco europeos. Disponen tanto de una oferta compartida como de varios centros logísticos que les permiten cubrir un amplio campo de acción. 

Las ventajas de aplicar un acuerdo marco europeo 

Esta contratación tiene dos ventajas principales: la reducción de costes y una mayor eficacia en general. 

Reducción de costes 

A través de un acuerdo marco, uno de los principales objetivos de las empresas es racionalizar sus compras y negociar descuentos por volumen para lograr economías de escala. En otras palabras, el aumento de los volúmenes producidos se traduce en un descenso del coste unitario. Nuestra experiencia muestra una reducción de casi 30% en los costes de aprovisionamiento de las empresas que han aplicado una estrategia europea para su compra indirecta. El resultado justifica realmente el esfuerzo! 

Maior eficácia en general 

Compartir los procedimientos de firma de contratos con el departamento de compras aligera la carga administrativa de todos los centros de la misma empresa. Esto supone un importante ahorro de tiempo y dinero, ya que estos contratos suelen facilitar el desarrollo de soluciones de compra electrónica, o incluso de herramientas de compra de nueva generación, dentro de la empresa, que también son fuentes de productividad y calidad. Este enfoque cobra sentido cuando se trata de la compra indirecta, ya que los procesos rara vez están optimizados para estas compras y sus costes indirectos inflan inevitablemente el coste total de propiedad (TCO). 

El despliegue, un momento clave del acuerdo marco 

El éxito de los acuerdos marco europeos, como de cualquier enfoque de racionalización de los proveedores, se basa en la capacidad de encontrar el equilibrio adecuado entre imponer y estimular las mejores prácticas de contratación con los clientes internos. La parte más difícil empieza después de las negociaciones, cuando se firma el contrato, y sigue la fase de despliegue. 

Hay que convencer a todos los establecimientos para que dejen de hacer pedidos a sus proveedores locales y se pongan en contacto con los distribuidores de compras indirectas que han sido incluidos en la lista de la organización central. A veces, el descuento negociado puede ser inferior al que se obtiene de un proveedor local. Entonces es necesario enseñar y comunicar la noción de coste total. Sin este apoyo local, se corre el riesgo de que se multipliquen los gastos inconducentes, inflando inevitablemente el coste total de propiedad de los productos y servicios implicados, al tiempo que se ralentizan los procesos de compra.  

Maverick Spend – se refiere a la compra de bienes y/o servicios suministrados fuera de los procesos definidos por la política de compras. A menudo suministrados con urgencia, las empresas necesitan estos productos y servicios para hacer frente a los acontecimientos cotidianos. Dado que representan considerables costes indirectos, más de tres cuartas partes de las empresas consideran prioritaria la reducción de los gastos inconstantes.  

Una estrategia ganadora que combina tecnología digital y relaciones 

La implantación de los acuerdos marco es un verdadero desafío al que hay que responder con dos elementos. 

Herramientas digitales 

Una empresa dispuesta a aplicar un acuerdo marco europeo tiene todo el interés en dotarse de una herramienta de compra compartida. Ya sea el sitio web de dicho proveedor o una solución de contratación electrónica, es importante que se convierta en el canal de referencia para todos los usuarios. Facilita y acelera los procesos de compra al tiempo que permite a los departamentos de compras hacer un seguimiento del gasto. Estos últimos también pueden garantizar el correcto despliegue del acuerdo marco en cuestión o iniciar operaciones correctivas, si fuera necesario. 

Un enfoque relacional 

La empresa también tiene mucho que ganar si utiliza las capacidades de despliegue del proveedor, por ejemplo sus equipos: el equipo de ventas sobre el terreno, los vendedores en la oficina o el departamento de marketing.  

Su trabajo consiste en promover el acuerdo con los usuarios explicando las condiciones contractuales negociadas (detalles de la oferta, descuentos, plazos de entrega, etc.) y sus ventajas asociadas. Esto puede hacerse mediante visitas a las instalaciones, campañas de llamadas, envío de correos electrónicos, etc. Estos equipos también pueden proporcionar informes periódicos a los departamentos de compras para supervisar el desempeño general. 

La adopción de una estrategia europea para su compra indirecta es un motor de optimización clave para la función de compras, que garantiza una mejor gestión de su cartera de proveedores, así como el control de sus condiciones de precio y de los servicios negociados. Tras aplicar un enfoque de este tipo, los departamentos de compras pueden tomar medidas para optimizar las compras indirectas.