5 consejos para organizarse en el trabajo antes de irse de vacaciones

La mayoría de los empleados están deseosos de tomarse un descanso cada año. Pero para aprovechar las vacaciones al máximo, es esencial organizar el trabajo y el espacio de trabajo con antelación. Así pueden relajarse sin tener que preocuparse por las tareas que no están terminadas. ¿Cómo organizarse en el trabajo? Apoyar a los equipos en este aspecto les ayuda a irse de vacaciones con buen ánimo y mejora su productividad al volver. Este artículo presenta 5 consejos para organizarse en el trabajo antes de irse de vacaciones.

Consejo 1: Priorizar

Para organizarse en el trabajo antes de tomarse unas vacaciones, una buena idea es empezar por priorizar las tareas. Pero, ¿qué se puede hacer para organizarse?

Lo primero es hacer una lista de tareas que incluya todo lo que hay que hacer mientras el empleado está ausente. Se trata de determinar la urgencia de cada tarea en función de los objetivos a corto y largo plazo.

Es necesario considerar las tareas que contribuyen directamente a la consecución de los objetivos como más importantes que las demás. Las que hay que hacer inmediatamente o lo antes posible son más urgentes que las demás. En última instancia, lo menos urgente se puede posponer hasta que el empleado se reincorpore al trabajo.

Después de establecer la importancia y la urgencia de cada tarea, se pueden priorizar. Por supuesto, es necesario abordar las tareas más importantes y urgentes en primer lugar. Establecer prioridades de este modo ayudará a las personas que se tomen vacaciones a centrarse en lo esencial antes de irse. También reduce el estrés asociado al trabajo.

Consejo 2: Planificar los plazos y anticipar el regreso

Cuando se trata de tomarse un descanso, a algunas personas les preocupa interrumpir algo en lo que están trabajando. La empresa no se detiene durante su ausencia. Es necesario realizar algunas tareas a tiempo para terminar un proyecto. Por eso, planificar los plazos con antelación es importante para el bienestar de los trabajadores.

En la medida de lo posible, es necesario abordar las tareas importantes que deban estar terminadas durante las vacaciones antes de marcharse. De lo contrario, será necesario posponerlas hasta después de las vacaciones. Las herramientas de planificación, como las agendas electrónicas compartidas o los programas informáticos de gestión de proyectos, pueden ser útiles para no olvidar nada. Del mismo modo, es necesario guardar correctamente todos los archivos en papel y limpiar el escritorio antes de irse de vacaciones para que un posible sustituto pueda encontrar lo que busca fácilmente.

Justo antes de irse de vacaciones, los empleados pueden actualizar su firma de correo electrónico para indicar que van a estar fuera de la oficina, de modo que todo el mundo (socios, clientes, etc.) esté al corriente.

Gestionar todos estos tiempos puede parecer tedioso. Sin embargo, significa que los empleados podrán volver al trabajo con la idea clara de que todo lo que tienen que abordar se hará con la máxima eficacia desde el momento en que vuelvan. Estarán más tranquilos y gestionarán mejor su tiempo y su carga de trabajo, lo que repercutirá positivamente en su satisfacción laboral y su sensación de logro.

Consejo 3: Comunicarse con los compañeros

La comunicación es clave para organizar eficazmente el trabajo antes de tomarse unas vacaciones. Hablar con los compañeros permite ocuparse de todo y comunicarles todo lo importante, tanto si se trata de trabajo en curso como si es trabajo pendiente. La comunicación ayuda a evitar malentendidos y a anticipar posibles problemas.

Los empleados saben que todo irá bien mientras estén fuera. Además de saber que alguien se va a ausentar y cuándo, sus sustitutos deben disponer de la información necesaria para continuar con el trabajo. Esta interacción entre compañeros mejorará la unión y la colaboración dentro de un equipo.

Un planificador de pared suele ser una buena idea para que todos los empleados puedan ver cuándo se van a ausentar los demás. Este tipo de tablero es una guía visual muy útil. Del mismo modo, una pizarra blanca accesible a todos y donde se puedan pegar notas de color reposicionables permite comunicar las prioridades de forma práctica y eficaz.

Por último, adoptar técnicas de organización del espacio de trabajo, como una distribución flexible de la oficina o la introducción del coworking, anima a los equipos a trabajar juntos, un enfoque que puede resultar muy útil más adelante, a la hora de repartirse el trabajo antes de tomarse unos días de descanso.

Consejo 4: Garantizar un traspaso fluido

A veces, es imprescindible que otra persona se encargue de ciertas tareas mientras un empleado está ausente. Un traspaso fluido es esencial para que todos los miembros del equipo estén satisfechos.

Para ello, se puede organizar una reunión de traspaso con la persona que vaya a cubrir un puesto para repasar lo siguiente:

• proyectos en curso;
• trabajos en curso;
• tareas que es imprescindible completar mientras se está fuera.

Esta reunión puede ir seguida de instrucciones detalladas por escrito para cada acción. Los empleados deben acordarse de compartir los contactos importantes con sus colegas. Así les resultará más fácil encontrar la información que necesitan.

Por último, no se deben pasar por alto las ventajas de organizar una reunión de seguimiento al reincorporarse al trabajo. Este encuentro sirve para examinar lo que se ha hecho durante la ausencia por vacaciones y recabar información sobre los resultados obtenidos. Esto facilita el traspaso y garantiza que el trabajo se haya realizado correctamente.

Consejo 5: Actualizar los documentos de trabajo

Organizarse en el trabajo también implica actualizar continuamente todos los documentos importantes, incluidos:

• informes de actividad;
• actas de reuniones;
• hojas de cálculo;
• bases de datos;

Alguien podría ofrecerse voluntario para mantener al día estos documentos mientras un compañero esté ausente. Así uno puede volver al trabajo con tranquilidad, sabiendo que solo tendrá que consultar estos informes para ponerse al día de lo que se ha hecho durante su ausencia. Mantener las cosas al día también garantiza que el trabajo no se interrumpa.

La persona que actualice los documentos puede recibir formación sobre los detalles de los proyectos en los que trabaja la persona que se va de vacaciones. Debe poder responder a las preguntas de sus colegas si es necesario. Si alguien utiliza herramientas de colaboración en línea, es importante que piense en compartir el acceso a sus archivos con la persona que le cubre.

¿Por qué organizar el trabajo antes de irse de vacaciones? Como se ve, organizar bien cada tarea antes de disfrutar de un permiso es esencial. De este modo, los empleados pueden despreocuparse y recargar las pilas mientras están de vacaciones. Esto repercutirá en su productividad y su salud mental. Por lo tanto, es importante planificar bien esta preparación, con el fin de que la gente se pueda ir de vacaciones con un buen estado de ánimo, sobre todo porque esto fomentará una experiencia positiva y agradable para todos dentro de la empresa.

¿Quieres ayudar a tus empleados a prepararse para irse de vacaciones? Los 5 consejos expuestos en este artículo les ayudarán a organizarse eficazmente. Para obtener más información, descarga nuestro libro blanco “Buen Trabajo“.