EDI: definición, benefícios y como funciona

EDI (Electronic Data Interchange o Intercambio Electrónico de Datos) es el intercambio de documentos en un formato electrónico estándar entre dos socios comerciales, de ordenador a ordenador.

En esta entrada encontrará las respuestas a todas sus preguntas sobre el EDI:

• ¿Cuál es la definición de EDI?
• ¿A quién va dirigido el EDI?
• ¿Cómo funciona el EDI?
• Las tres ventajas principales del EDI

¿Cuál es la definición de EDI?

El intercambio electrónico de datos sustituye a los medios de comunicación tradicionales como el correo, el fax y el correo electrónico, y permite mejorar y optimizar el flujo de información entre dos empresas, en términos de tiempo, coste y calidad.

El INSEE[1] (Instituto Nacional de Estadística y Estudios Económicos de Francia) ofrece una definición bastante completa del concepto: «El intercambio electrónico de datos (EDI) es una técnica que sustituye los intercambios físicos de documentos entre empresas (pedidos, facturas, albaranes, etc.) por intercambios, según un formato normalizado, entre ordenadores conectados mediante conexiones especializadas o a través de una red (privada) de valor añadido (VAN). Los datos están estructurados de acuerdo con las normas técnicas internacionales de referencia (por ejemplo, Edifact[2])». 

Intercambio de datos tradicional frente a EDI

¿A quién va dirigido el EDI?

Cualquier empresa puede utilizar el EDI para intercambiar documentos comerciales con sus socios (proveedores, clientes, bancos, etc.), siempre que sus socios puedan interpretar estos datos e integrarlos en su propio sistema de información de forma automatizada.

¿Cómo funciona el EDI?

Todos los documentos comerciales, como formularios de pedido, órdenes de compra, mandatos, facturas, documentación de pago, avisos de embarque, documentos aduaneros y análisis de inventario, pueden digitalizarse utilizando el EDI. 

Sin embargo, estos documentos deben seguir un formato estándar para que los ordenadores puedan procesar este flujo de información automáticamente. Para garantizar la estandarización, existen varios estándares (XML y OCI para mensajes relacionados con solicitudes de compra, pedidos y confirmaciones de pedidos, etc.), cada uno de los cuales está disponible en varias versiones. Antes de enviar cualquier documento, los interlocutores comerciales deben acordar el formato (estándar y versión) que desean utilizar.

Una vez que se decide el formato, el proceso sigue tres pasos principales:

1. Preparar los documentos

En primer lugar, es necesario recopilar y organizar la información necesaria para crear el documento.

2. Traducir los documentos al formato correcto

A continuación, el documento interno debe convertirse al formato definido. Para ello, se puede adquirir o utilizar un software propio de traducción EDI o recurrir a un proveedor de servicios.

3. Conectarse y enviar los documentos

¡Sus documentos comerciales están listos! Existen varios métodos para enviarlos a su interlocutor comercial:

• Conexión directa mediante un protocolo seguro, también conocido como Point-to Point EDI
• Conexión a través de un proveedor de red EDI

El proceso de envío mediante EDI 

Las tres ventajas principales del EDI

Ao digitalizar e otimizar a troca de documentos comerciais, o EDI permite-lhe:

1. Reducir los costes

Los costes de procesamiento, especialmente los de mano de obra, disminuyen considerablemente, como resultado de los intercambios automatizados. Por ejemplo, el coste medio del procesamiento manual de las facturas es de casi 26,70 euros por factura. Sin embargo, esto se reduce a poco más de 3,10 euros por factura si se procesan electrónicamente.[3]

2. Aumentar la eficiencia

La automatización y la digitalización de los intercambios reducen significativamente la intervención humana. Como resultado, el uso del EDI reduce los errores y optimiza la velocidad de procesamiento, a la vez que mejora la seguridad y la trazabilidad de los intercambios. El tiempo medio de procesamiento de las transacciones se reduce de cinco días (en papel) a menos de una hora (utilizando el EDI)[4].

3. Mejorar las relaciones comerciales

Reducción de errores y retrasos, adopción de un lenguaje común, comunicación más rápida y reducción de costes: todos estos factores ayudan a fortalecer las relaciones entre los socios comerciales actuales y futuros.

[1] Instituto Nacional de Estadística y Estudios Económicos de Francia

[2] Norma EDI

[3] Forrester Consulting

[4] Fundamentos de EDI