¿Qué es el E-Procurement?

El objetivo del e-procurement es desmaterializar las transacciones comerciales entre las empresas y sus proveedores a través de soluciones digitales con el fin de optimizar el proceso de adquisición.

En este archivo encontrará las respuestas a todas sus preguntas sobre e-procurement:

• ¿Cuál es la definición de e-procurement?
• ¿A quién va dirigido el e-procurement?
• ¿Cómo funciona el e-procurement?
• Las cuatro ventajas del e-procurement

¿Cuál es la definición de e-procurement?

La «e» en «e-procurement» significa «electrónico», mientras que «procurement» se traduce comúnmente por «adquisición» o «compras». Existen muchos otros nombres para ello: compras online, compras electrónicas, soluciones de compras electrónicas, etc.

El Ministerio de Cultura francés define el e-procurement como «la gestión centralizada de las compras y suministros de una empresa en una plataforma electrónica». 

Es importante señalar que el e-procurement solo es adecuado para las compras en las empresas, es decir, en el sector Business to Business (B2B). No incluye el sector Business to Customer (B2C), que solo incluye compras personales y puntuales.

Las plataformas electrónicas en las que se aloja el e-procurement desmaterializan el acto de realizar una compra, en relación al todo o a parte del proceso Procure-to-Pay (P2P), que incluye tres etapas principales:

• Selección de productos
• Realización de pedidos
• Gestión y pago de facturas

Cabe señalar que existe una diferencia entre el e-procurement y el e-sourcing[1], que abarca el proceso Source to Contract [1] (S2C).

El e-procurement consta de tres etapas principales, específicas del proceso Procure to Pay:

1. Selección de productos

Las empresas se dirigen a una plataforma específica, que puede ser un catálogo online, un PunchOut [2], un sitio de venta al por menor B2B, etc., y puede ser alojado a través de un mercado. A continuación, tienen acceso a toda la gama de productos del proveedor, incluidas las condiciones contractuales (productos seleccionados, descuentos, etc.).

Eligen sus productos y envían su solicitud de compra con un solo clic. La solicitud de compra se incorpora a su sistema de compras para seguir el flujo de trabajo predefinido.

2. Realización de pedidos

Una vez confirmada, la solicitud de compra se convierte en un pedido. Se envía automáticamente al proveedor en cuestión como un documento electrónico o a través de un mercado. El proveedor prepara inmediatamente los productos para la entrega.

3. Recepción de la factura

La factura también puede ser desmaterializada: las empresas reciben la factura, certificada por un tercero de confianza como un archivo PDF o un documento electrónico, que acepta automáticamente el pedido y desencadena el pago.

Los cuatro beneficios del e-procurement 

Como ya habrá comprendido, el e-procurement le permite centralizar y automatizar las interacciones entre las partes interesadas (usuarios finales, departamento de adquisiciones, proveedores, etc.) para optimizar en última instancia el proceso de adquisición, incluyendo la gestión y la estrategia de adquisición. Cabe recordar los cuatro grandes beneficios:

1. Ahorro financiero

Los costes de una transacción estándar se estiman en una media de 95 euros y los de una transacción 100 % digital (desde la selección del producto hasta el pago) son inferiores a 19 euros[3]. Esto se debe, en particular, a la reducción de los costes de mano de obra, ya que el proceso está totalmente automatizado. En cuanto al número de pedidos, incluidas las compras indirectas, los beneficios financieros son significativos.

2. Eliminación de procesos de bajo valor añadido

La eliminación de las tareas administrativas y manuales permite a los equipos mejorar en velocidad y eficiencia, a la vez que se reduce la tasa de error del 30 % al 50 % en promedio [4]. El envío de órdenes de compra, la solicitud de confirmación, la aceptación de la orden y la factura, etc., son procesos automatizados. De este modo, los equipos pueden centrarse en tareas de mayor valor añadido.

3. Reducción de los plazos de entrega

Tanto si se trata de realizar o confirmar pedidos, el proceso es más sencillo y transparente para las empresas. Desaparecen los tiempos de inactividad, los recordatorios o los documentos administrativos que deben ser procesados y archivados, lo que supone un ahorro considerable de tiempo en el proceso de adquisición. Además, como el pedido se convierte directamente en un albarán en las instalaciones del proveedor, esto permite, en última instancia, entregas más rápidas a las empresas.

4. Mayor control sobre los gastos

El e-procurement permite a las empresas beneficiarse de una visión clara y en tiempo real de sus gastos (valiosa para los que realizan los pedidos, el proceso de adquisición, etc.) a través de un sistema de información. Por lo tanto, pueden tener un mayor control sobre sus gastos, gestionar su presupuesto con mayor precisión y mejorar su estrategia encontrando áreas de mejora.

[1] E-sourcing: El objetivo del e-sourcing es desmaterializar el proceso Source to Contract, es decir, identificar y seleccionar proveedores, a través de soluciones digitales.

[2] PunchOut: Se trata de un tipo de catálogo electrónico que forma parte de las soluciones de e-procurement y que permite a las empresas acceder a la gama de productos negociados y actualizados de sus proveedores.

[3] APECA (Association des professionnels européens de la carte d’achat —Asociación de profesionales europeos de tarjetas de compra)

[4] Manutan​