¿Cómo se aplica en Europa la tramitación electrónica de facturas entre empresas?

La facturación electrónica en Europa se está convirtiendo progresivamente en la norma, independientemente del tamaño de la empresa. Esto se debe, en particular, a las obligaciones reglamentarias que se multiplican en este ámbito. Además de cumplir la normativa, la facturación electrónica promete aumentar la eficacia, reducir los costes y mejorar los resultados medioambientales. Para garantizar el éxito de este enfoque, he aquí cinco pasos clave a seguir.

¿Qué es una factura electrónica?

La Comisión Europea comparte la siguiente definición: “La facturación electrónica es el intercambio electrónico de un documento de facturación entre un proveedor y un comprador. Una factura electrónica es una factura emitida, transmitida y recibida en un formato de datos estructurado que permite su tratamiento automático y electrónico.”

La facturación electrónica se acelera en Europa

En los últimos años, la factura electrónica se ha generalizado en Europa. La Directiva 2014/55/UE, de 16 de abril de 2014, exige el uso de la facturación electrónica en la contratación pública en los Estados miembros de la UE a partir de 2020. Es decir, las administraciones públicas europeas están obligadas a recibir y tramitar facturas electrónicas que cumplan la norma europea. Además de armonizar los procedimientos de facturación de la UE, esta Directiva pretende sobre todo promover la adopción generalizada de la facturación electrónica en Europa.

Por lo que respecta a las transacciones B2B (Business-to-Business), se recomienda una solución de facturación electrónica, que está contemplada en la Directiva 2010/45/UE del IVA, de 13 de julio de 2010. En ese caso, la facturación electrónica solo puede aplicarse previa aceptación del destinatario.

En este punto, la madurez difiere entre los Estados miembros de la UE. Por ejemplo, Italia fue el primer país en implantar la facturación electrónica obligatoria para las organizaciones del sector público en 2014, y luego amplió esta obligación a las empresas en 2019. Algunos gobiernos quieren seguir este impulso. Francia, Bélgica y Polonia, en particular, se preparan para hacer obligatoria gradualmente la facturación electrónica B2B a partir de 2024.

En otros países, como España y Suecia, la facturación electrónica B2B es voluntaria. Sin embargo, algunos Estados son más o menos receptivos a ella. Es el caso de Finlandia y Noruega, donde, aunque no es obligatoria, la práctica está muy extendida.

Ventajas de la factura electrónica en Europa

Si, por un lado, las autoridades fiscales intentan orientar la actuación del Estado y mejorar la detección del fraude mediante la facturación electrónica, por otro, también quieren reforzar la competitividad de las empresas. Y con razón, ya que también obtienen múltiples beneficios de ello.

Aumento de la eficiencia

La implantación de la facturación electrónica en Europa mejora la eficacia global del proceso. La tramitación se realiza más rápidamente, con menos riesgo de errores en la introducción de datos. Además, la automatización de ciertas tareas (como introducir, comprobar y cotejar el pedido de compra con la factura) permite a los equipos centrarse en misiones de mayor valor añadido.

Reducción de costes

La desmaterialización de los flujos de facturas permite a las empresas reducir los costes directos e indirectos. De este modo se elimina el papel y todos los pasos que conlleva (impresión, franqueo, envío, archivo, etc.), al tiempo que se automatizan otras tareas administrativas.

Procesamiento más rápido

Con la facturación electrónica, se reduce el plazo de recepción de las facturas (y, por tanto, el plazo de pago a los proveedores). Esto se explica por la inmediatez de las herramientas electrónicas, pero también por la eficacia del tratamiento y la reducción del número de errores.

Procesos de seguridad

La facturación electrónica implica el envío de facturas a través de redes privadas o protocolos específicos, la utilización de una firma electrónica y la implantación de un sistema de archivo conforme. Todas estas medidas contribuyen a reforzar la seguridad de las facturas electrónicas.

Reducir la huella de carbono

Al reducir el consumo de papel y energía relacionado con la producción de facturas, las empresas reducen su huella de carbono. Según un estudio realizado por Basware, pasar del envío de facturas en papel a la facturación electrónica reduce las emisiones de CO2 en torno a un 36%.

¿Cómo implantar la facturación electrónica en Europa?

Implantar la factura electrónica en una empresa es un proyecto complejo que no debe subestimarse. Implica transformaciones reglamentarias, técnicas y humanas. He aquí las cinco etapas principales.

1. Examen de la situación actual

El proyecto debe comenzar con una evaluación exhaustiva de las partes interesadas, los procesos y los sistemas implicados en la gestión de facturas. Este estudio es esencial para hacerse una idea clara de las prácticas existentes, el panorama y los flujos de aplicación con el fin de tomar las decisiones adecuadas.

2. Formular necesidades

El segundo paso consiste en especificar cuáles son las necesidades y expectativas de un proyecto de este tipo. Para redactar el pliego de condiciones adecuado, es necesario tener en cuenta lo siguiente:

• El formato de factura preferido;
• Los métodos de intercambio;
• La información que debe figurar en estos documentos (tanto desde el punto de vista del cliente como del proveedor);
• Las tecnologías necesarias para proporcionar automáticamente determinada información a los proveedores;
• El tipo de socio (plataforma de desmaterialización u operador de desmaterialización);
• etc.

3. Fijación de objetivos

Como ya se ha dicho, la digitalización de las facturas aborda muchos problemas. Por eso es importante fijar un rumbo para este proyecto, con objetivos e indicadores clave de rendimiento. Por ejemplo, reducir los retrasos, disminuir los costes, mejorar los días de ventas pendientes, etc.

4. Gestión del cambio

La puesta en marcha de un proyecto de tal envergadura requiere una gestión del cambio. Es imprescindible obtener el apoyo suficiente de las partes interesadas, ya sean empleados, clientes, proveedores y terceros (socios y/o proveedores de servicios). Internamente, es importante explicar los retos estratégicos desde el principio del proyecto, comunicarlos periódicamente y apoyar a los usuarios paso a paso. Externamente, es igualmente crucial implicar e informar a los contactos sobre este proyecto.

5. Elegir la solución adecuada

El último paso consiste en tomar decisiones técnicas. Las empresas pueden optar por una nueva solución o desarrollar la que ya tienen. Además de responder a las expectativas especificadas de antemano, esta solución debe tener una cobertura funcional adecuada.

La facturación electrónica es una etapa central en la desmaterialización de los procesos de las empresas y, más ampliamente, en su transformación digital. Es un hito tremendo a alcanzar para mejorar la productividad de una empresa y sus relaciones con los proveedores. Hoy en día, la implantación de la facturación electrónica en Europa y en otros lugares allana el camino para digitalizar otros procesos, empezando por el proceso Procure-to-Pay.