5 consejos para la optimización del espacio en la oficina y en casa

Un lugar de trabajo organizado fomenta la concentración, la productividad y el bienestar de los empleados. La gestión eficaz de la oficina mejora el funcionamiento y el rendimiento de la empresa. Así que, ¿cómo llevas la planificación en la oficina y la optimización del espacio? Echa un vistazo a estas ideas prácticas que puedes aplicar en la oficina y en casa, cuando se teletrabaja.

1. Piensa en la disposición de la oficina

Antes de empezar cualquier reforma, tendrás que pensar bien en la reorganización del espacio de la oficina, para que lleves el proyecto en la dirección correcta y designes el presupuesto adecuado.

El objetivo es encontrar el equilibrio entre espacios separados y compartidos, zonas de reunión y de descanso. Los equipos siempre necesitan sitios donde concentrarse, reunirse y colaborar con los compañeros. Hay varias opciones de distribución del lugar de trabajo:

• Oficina abierta;
• La oficina flexible; coworking u “oficina flexible” donde los empleados ya no tienen un puesto fijo;
• Oficina privada.

Para organizar bien la oficina, es importante analizar el flujo del personal, la ocupación de las habitaciones, las zonas de circulación y las salidas de emergencia.

Si trabajas desde casa, montar una oficina conlleva ciertas limitaciones, como la falta de espacio o la convivencia con la familia. Una vez que decidas qué habitación quieres que sea la oficina (el salón, la habitación, el cuarto de invitados etc.), existen varias opciones para “ahorrar espacio”, de manera que encaje todo el equipo. Por ejemplo, un empleado que teletrabaja puede convertir una esquina del salón en su oficina. También puede instalar un mueble de oficina dos en uno, que vuelve a su función original fuera del horario laboral.

2. Elección de los muebles adecuados

Optimizar la oficina consiste en crear zonas estimulantes. La elección de muebles estéticos fomenta la identidad de la empresa, pero el equipo también tiene que ser funcional. Tanto si se trata de una oficina pequeña como de una abierta, el mobiliario debe ser ergonómico. De hecho, adaptar el equipo a la actividad de los empleados ayuda a prevenir trastornos musculoesqueléticos (TME). Por ejemplo, las sillas de oficina ergonómicas alivian los dolores de espalda y ayudan a mantener una postura correcta.

Además, el mobiliario de oficina funcional es modulable. Al instalar muebles adaptables, los empleados se pueden mover con mayor facilidad por la oficina, de modo que se fomenta el trabajo en equipo. Los escritorios elevables, las mesas plegables, las sillas con ruedecilla y los separadores desmontables son herramientas prácticas para un lugar de trabajo flexible.

Pero, ¿cómo combinar el equipo profesional con la RSE? Eligiendo mobiliario ecológico e invirtiendo en muebles artesanales, resistentes y ecológicos. Aparte de escoger mobiliario aprobado, hay muchas opciones de almacenamiento que permiten optimizar el espacio de trabajo.

3. Planificación del espacio de almacenamiento

¡Sólo se puede ser productivo en un espacio organizado! Esto es especialmente relevante en áreas pequeñas donde los papeles y demás artículos tienden a amontonarse en los rincones. Tanto si trabajas desde casa como en la empresa, aquí tienes algunas ideas para mantener el lugar de trabajo organizado:

• Coloca estanterías y baldas para tener siempre a mano los documentos necesarios;
• Programa sesiones periódicas de organización (una o dos veces al mes) para evitar saturar el área;
• Limpia la habitación o el espacio de trabajo después de cada uso;
• Prioriza los sistemas de almacenamiento virtual cuando sea posible.

En un espacio abierto, también puedes instalar unidades de almacenamiento individuales/ taquillas con acceso seguro (código o candado). Los equipos pueden guardar el material de trabajo o sus pertenencias allí. A diferencia de las taquillas individuales, el mobiliario de almacenamiento común (armarios, estanterías o baldas) permite almacenar documentación para el uso de todos. Los que trabajan desde casa pueden optar por un escritorio con cajones o pueden colocar algunas estanterías adyacentes.

Un sistema de almacenamiento adecuado es fundamental para optimizar la zona de trabajo y para garantizar la protección de datos. No obstante, el orden y la limpieza no son los únicos criterios para una oficina cómoda.

4. Encuentra el equilibrio entre la luminosidad, la temperatura y la insonorización

Cuando hablamos de organización de la oficina y optimización del espacio del trabajo, hablamos de crear un entorno laboral agradable.

En primer lugar, hay que pensar hacia dónde está orientada la oficina, para aprovechar al máximo la luz natural. Dado que la cantidad de luz solar que penetra en una habitación varía según la estación y la hora, las lámparas de escritorio garantizan que las estancias estén siempre iluminadas.

En segundo lugar, tienes que asegurarte de que el termostato está programado a la temperatura adecuada. Comprobar el aislamiento de la oficina te permitirá evitar las corrientes de aire y mantener una buena ventilación.

Por último, pero no por ello menos importante, la contaminación acústica disminuye la concentración, por lo que se debe mantener al mínimo. Si quieres gestionar el ruido de las actividades de los empleados, puedes definir tres zonas distintas:

• Ruidosa;
• Mixta;
• Silenciosa.

Además de las zonas de debate, como las salas de reuniones, es importe disponer de espacios de trabajo silenciosos. Por ejemplo, las burbujas de aislamiento para las llamadas o los paneles insonorizados reducen las distracciones.

5. Prevención de los riesgos psicosociales

Independientemente de la estructura, cualquier cambio nuevo que hagas debe ir acompañado de los servicios de apoyo necesarios para ayudar a los equipos a adaptarse bien a estas modificaciones. Los cambios en el lugar de trabajo pueden provocar aprehensión, estrés e incluso malestar.

La optimización del área de trabajo repercute tanto en la difusión de la cultura de la empresa como en la integración de las nuevas incorporaciones. Por ejemplo, en las oficinas abiertas, los empleados están normalmente más expuestos a las miradas de los demás, mientras que el teletrabajo disminuye las interacciones y puede aislar al personal.

Por lo tanto, es importante escuchar a tu equipo y tener en cuenta sus preferencias, ya que tus empleados serán los usuarios finales de los espacios optimizados. Por eso, se recomienda involucrarlos en la toma de determinadas decisiones, dándoles la oportunidad de expresar sus opiniones y sugerencias (elección de los colores, opciones de decoración, ideas de personalización etc.).

También deberías incluir zonas de descanso y espacios verdes en la oficina para aumentar su bienestar. Las plantas, las flores y los arbustos no son solo elementos decorativos, sino que también ayudan a crear un ambiente acogedor en la empresa.

Diseño de la oficina y optimización del espacio: ¿cuál es el siguiente paso?

Una vez que hayas optimizado el espacio, los empleados pueden ocupar sus puestos. Sin embargo, puede que la distribución que hayas elegido no sea la definitiva. El objetivo es analizar los hábitos de los equipos y escuchar sus comentarios para mejorar. Por ello, tal vez sean necesarios algunos cambios para optimizar aún más la oficina.

Si te faltan ideas sobre el diseño de los espacios de trabajo, siempre puedes recurrir a un diseñador. Al fin y al cabo, la optimización de la oficina hará que tu empresa sea más atractiva y potenciará el desarrollo de los empleados, lo que es fundamental para el bienestar laboral.

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