¿Qué es la automatización inteligente?

La Automatización Inteligente de Procesos (IPA) hace referencia a una nueva generación de herramientas, basadas en tecnologías cognitivas derivadas de la Inteligencia Artificial, que permiten automatizar procesos complejos. Esta tecnología de vanguardia se está implantando ampliamente en las empresas para impulsar su eficiencia y productividad, reduciendo al mismo tiempo los costes.

La definición de automatización inteligente

La consultora de gestión McKinsey define la Automatización Inteligente de Procesos (IPA) como “un conjunto emergente de nuevas tecnologías que combina el rediseño fundamental de procesos con la automatización robótica de procesos y el aprendizaje automático. Se trata de un conjunto de mejoras de los procesos empresariales y herramientas de nueva generación que ayudan al trabajador del conocimiento eliminando tareas repetitivas, repetibles y rutinarias. Y puede mejorar radicalmente la experiencia del cliente simplificando las interacciones y acelerando los procesos.”

La automatización inteligente de procesos, también conocida como automatización cognitiva, se basa en tecnologías de automatización robótica de procesos (RPA) y en diversas ramas de la inteligencia artificial (IA), como el aprendizaje automático, el aprendizaje profundo, la analítica avanzada y el procesamiento del lenguaje natural, entre otras.

La combinación de estas grandes tecnologías permite crear sistemas autónomos capaces de analizar datos, tomar decisiones e interactuar con su entorno. Pueden aplicarse a todos los niveles de la empresa, desde la gestión de existencias hasta el servicio al cliente.

Se trata, pues, de automatizar tareas no rutinarias que requieren cierto grado de reflexión. La automatización inteligente puede aplicarse a una amplia gama de procesos dentro de una empresa:

• Agregación y/o reintroducción de datos;
• Gestión de flujos de datos siguiendo reglas analíticas;
• Creación y envío de comunicaciones;
• Actualización de información de múltiples sistemas;
• Análisis de servicios;
• y mucho más.

Automatización inteligente, más allá de la RPA

Mientras que la automatización robótica de procesos (RPA) ya se ha convertido en una parte integral de la transformación digital de las empresas, la automatización inteligente aún se encuentra en sus primeras fases. Sin embargo, esta tecnología combina lo mejor de ambos mundos con RPA e IA, permitiendo tanto la acción como la reflexión, y llevando la eficiencia y el rendimiento aún más lejos para toda la empresa.

Por definición, la Automatización Robótica de Procesos (RPA) consiste en utilizar robots para automatizar y optimizar tareas repetitivas y lentas, las llamadas “rutinarias”, realizadas con programas informáticos. Estas herramientas requieren datos estructurados y reglas estandarizadas, pero no pueden gestionar excepciones.

En cambio, las soluciones de automatización inteligente pueden procesar datos semiestructurados (pedidos de compra, facturas, etc.) y datos no estructurados (mensajes de voz, correos electrónicos, etc.), aprendiendo de la observación humana. De este modo, una solución de automatización inteligente no sólo puede imitar las tareas realizadas por los humanos, sino también aprender a realizarlas aún mejor.

Estas soluciones permiten automatizar y mejorar procesos más complejos, incluso tareas excepcionales que requieren intuición, discernimiento o, más aún, creatividad. Ciertos programas informáticos para robots pueden incluso controlarse totalmente por autoaprendizaje y realizar análisis predictivos avanzados o integrar funcionalidades de toma de decisiones, por ejemplo.

Ejemplos prácticos de automatización inteligente

Para comprender mejor el papel de la automatización inteligente de procesos, podemos imaginar varios escenarios que se aplican en los departamentos de compras.

Gestión de solicitudes

Un chatbot basado en la tecnología ChatGPT de Open AI, por ejemplo, es ideal para la comunicación. Puede analizar el significado de las preguntas y/o atribuir sentimientos a su interlocutor (satisfacción del cliente, enfado, etc.), al tiempo que proporciona respuestas más pertinentes y transfiere casos específicos a un humano. Una herramienta de este tipo puede ser útil para responder a las consultas de los proveedores o aportar aclaraciones sobre solicitudes de información, presupuestos o precios.

Gestión de documentos

Un robot puede clasificar los documentos entrantes según un proceso definido, pero también observar el comportamiento humano y deducir otras reglas específicas. Por ejemplo, los archivos enviados por determinados interlocutores pueden almacenarse automáticamente en un servidor compartido, mientras que determinados elementos (por ejemplo, datos bancarios, formularios de pedido) pueden aislarse y procesarse por separado dentro del mismo documento.

Gestión del descuento de fin de año

Del mismo modo, IPA puede ayudar a los equipos de compras a gestionar los reembolsos de fin de año de los proveedores. La solución de automatización inteligente puede analizar los gastos, identificar a los proveedores con descuentos aplicables, presentar solicitudes y supervisar la tramitación. Esto supone un importante ahorro de tiempo, equivalente a varias horas por proveedor.

Gestión de riesgos

Las soluciones de automatización inteligente también pueden incorporarse a la supervisión predictiva de los riesgos de los proveedores y aportar información útil. Pueden identificar señales de alerta temprana y aplicar proactivamente las medidas adecuadas en la empresa.

Estos ejemplos también pueden ampliarse a una plataforma de procesamiento de facturas, gestión de contratos, negociación, licitación, gestión de proveedores, etc. El abanico de posibilidades es inmenso y las ventajas para la empresa, numerosas.

Ventajas de la automatización inteligente

Para empezar, la automatización inteligente de procesos representa una enorme palanca de ahorro de costes. Además de funcionar 24 horas al día y 7 días a la semana, estos recursos gestionan las tareas con eficacia y precisión. Las empresas, por tanto, reducen los costes de mano de obra, aumentan la productividad, reducen los errores humanos y aceleran los procesos.

Según McKinsey, las empresas de todos los sectores que han experimentado con soluciones de automatización inteligente han obtenido resultados impresionantes:

• Automatización del 50 al 70% de las tareas;
• Aumento de la eficiencia entre un 20 y un 35% de los costes operativos anuales;
• Reducción del tiempo de procesamiento entre un 50 y un 60%;
• Retorno de la inversión que a menudo alcanza cifras de tres dígitos.

Esta tecnología también aligera la carga de trabajo de las tareas repetitivas y de poco valor añadido para los equipos, permitiéndoles centrarse en misiones más interesantes que requieren una verdadera reflexión y/o un cierto nivel de creatividad, como la gestión de las relaciones con los proveedores, el apoyo a los clientes internos, la construcción de la estrategia de la empresa, la transformación digital, etc. Esto contribuye a mejorar su trabajo diario y a fomentar su realización dentro de la empresa.

En definitiva, la automatización inteligente de procesos ayuda a los compradores a completar tareas específicas y a mejorar los métodos de trabajo, ofreciendo un valor añadido real. Es un potente recurso para las empresas, que les permite acelerar su transformación digital y ganar competitividad y agilidad en todas sus operaciones.