¿Cómo calcular el control de costes de adquisición y cómo aprovecharlo?

El control de los costes de adquisición es muy estratégico para las empresas. Influye tanto en cuestiones económicas como en la satisfacción del cliente y la imagen de marca. El control de los costes de aprovisionamiento depende de una gestión eficaz de la cadena de suministro para que las empresas puedan satisfacer la demanda de los clientes en todo momento, al tiempo que promueven la rentabilidad y la sostenibilidad. Por eso es importante que los departamentos de compras y logística calculen y optimicen el control de los costes de adquisición.

El control de los costes de adquisición, una cuestión estratégica

El término “adquisición” en las empresas hace referencia a la compra de bienes y servicios para varios fines posibles. Puede tratarse de productos destinados directamente a la reventa, de materiales necesarios para la fabricación de productos finales o de bienes destinados al almacenamiento. El aprovisionamiento es una parte clave de la cadena de suministro.

Como escribió Graham Stevens, entonces consultor senior de la red de servicios Peat Marwick McLintock (ahora KPMG), en su artículo “Integrating the Supply Chain” (Integración de la cadena de suministro): “El objetivo de la gestión de la cadena de suministro es sincronizar las necesidades de los clientes con el flujo de materiales de los proveedores para poder equilibrar lo que a menudo se consideran objetivos contrapuestos, es decir, un alto servicio al cliente, una baja gestión de las existencias y un bajo coste unitario.” Este texto, publicado en 1989, sigue sirviendo de referencia a los departamentos de compras y logística actuales.

El control de los costes de adquisición consiste, por tanto, en sincronizar los distintos flujos logísticos y optimizar los recursos de la forma más eficiente posible como parte de las estrategias de reducción de costes. Por ello, los equipos de aprovisionamiento deben centrarse en estos cinco componentes principales para mejorar su rendimiento:

• La planificación y gestión de las solicitudes de los clientes;
• Aprovisionamiento, es decir, la selección de proveedores y prestadores de servicios, que abarca todos los bienes y servicios que una empresa puede adquirir;
• La fabricación, es decir, la recepción de los materiales y/o bienes necesarios para fabricar los productos finales;
• Entrega y logística, que abarca la coordinación de los pedidos y la programación de las entregas;
• Las devoluciones, es decir, la recepción por parte de la empresa de los productos devueltos por los clientes por diversos motivos.

¿Cómo se calcula el control de los costes de adquisición?

Para calcular el control de los costes de adquisición, las empresas deben tener en cuenta tres elementos clave, tanto si se trata de costes variables como de costes de capital. Estos indicadores son: El coste de hacer un pedido, el coste de mantener existencias y el coste de cualquier escasez.

El coste de hacer pedidos

Este indicador incluye todos los gastos relacionados con la realización de pedidos, tales como:

• Seguimiento administrativo y logístico;
• Transporte;
• Recepción y manipulación;
• Equipos y programas informáticos;
• Costes del personal implicado en el proceso;
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El coste de mantener existencias

Cubre todos los costes asociados a la posesión de existencias, ya sean directos o indirectos, incluyendo:

• Seguros;
• Vigilancia y protección;
• Alquiler y mantenimiento de locales;
• Amortización de instalaciones;
• Gastos administrativos;
• Calefacción;
• Equipamiento;
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El coste de la escasez

Además de estos costes preliminares, está, por supuesto, el coste de las posibles rupturas de existencias si se produce un retraso en la entrega o un error en las previsiones de suministro. Estos costes suelen proceder de pedidos perdidos, subcontratación, mano de obra ociosa, etc.

Si se suman los costes de los pedidos, los costes de mantenimiento de existencias y los costes de escasez a lo largo de un año, se obtiene el coste anual de la gestión de suministros de una empresa. Por eso es vital que las empresas dominen perfectamente estos procesos, para poder optimizarlos.

¿Cómo se optimiza el control de los costes de adquisición?

Una vez calculado lo anterior, las empresas pueden optimizar los distintos componentes de su proceso de aprovisionamiento, tanto en términos de gestión de existencias como de pedidos. Los departamentos de logística pueden utilizar procesos probados (o nuevos) y herramientas tecnológicas para optimizar el control de los costes de adquisición, y posiblemente reducir los costes derivados de prácticas ineficientes.

Preparar el terreno

En primer lugar, tienen que elegir el modelo óptimo de gestión de suministros (método de previsión, método Kanban, método justo a tiempo, método de calendario, etc.), así como los sistemas informáticos y los programas de automatización necesarios.

Una vez controlada esta base, pueden activar diversas palancas de optimización para controlar los costes de adquisición:

• Evitar el exceso de existencias;
• Anticiparse a la escasez;
• Optimizar el espacio de almacenamiento;
• Reducir las existencias latentes;

Gestionar y mejorar el rendimiento en estos aspectos puede incluir la aplicación de nuevas estrategias, como la gestión de datos para el gasto, las materias primas, la gestión de inventarios e incluso la creación de modelos para posibles economías de escala de un determinado producto o servicio.

La función de compras es responsable del coste de los pedidos. A este respecto, existen dos palancas principales de optimización centradas en el coste total de propiedad: la racionalización de la cartera de proveedores y la digitalización de las transacciones. Estas funciones pueden contribuir a reducir los costes de adquisición, o ayudar a la empresa a optimizar su proceso de adquisición y hacer un uso óptimo de su presupuesto.

Racionalización de la cartera de proveedores

Los profesionales de la contratación y otros compradores pueden empezar por racionalizar su cartera de proveedores. Así se ahorra el doble tanto en costes de gestión de proveedores como en costes de pedidos.

Esta racionalización también puede ayudar a reducir el número de pedidos, así como el número de entregas y las emisiones de gases de efecto invernadero que producen.

Por último, pero no por ello menos importante, un planteamiento de este tipo ayuda a desarrollar asociaciones estratégicas con proveedores o distribuidores homologados; en otras palabras, mejora la gestión de los contratos.

Digitalización de las transacciones

A los compradores también les interesa que el proceso Procure-to-Pay de su empresa se realice sin papel (esto es, desde el acceso a los productos y los pedidos hasta el pago), es decir, a través de un software de compras. Además de reducir los costes administrativos, esta palanca tiene muchas otras ventajas. Acelera el proceso transaccional, reduce el número de errores y disminuye el impacto medioambiental de la empresa.

As you can see, calculating the procurement cost control means you can identify and activate the appropriate optimisation levers, both on the logistics and procurement front. This is something which can only be achieved based on close collaboration between the company’s departments combined with the digital transformation of the procurement processes. Procurement cost control is always about profitability and value creation, and therefore company sustainability.

Como puedes ver, calcular el control de costes de adquisición significa que puedes identificar y activar las palancas de optimización adecuadas, tanto en el frente logístico como en el de adquisiciones. Esto es algo que solo puede lograrse basándose en una estrecha colaboración entre los departamentos de la empresa combinada con la transformación digital de los procesos de aprovisionamiento. El control de los costes de adquisición siempre tiene que ver con la rentabilidad y la creación de valor y, por tanto, con la sostenibilidad de la empresa.