La gestión optimizada es un método de gestión y organización del trabajo encaminado a mejorar el rendimiento de una empresa.

En este artículo encontrará todas las respuestas a sus preguntas sobre gestión optimizada:

● definición de gestión optimizada;
● los orígenes de la gestión optimizada;
● los cinco principios nucleares de la gestión optimizada;
● las diversas herramientas de la gestión optimizada;
● ventajas de la gestión optimizada.

Definición de gestión optimizada

La gestión optimizada, inspirada en el sistema de producción de Toyota, es un método de gestión y organización del trabajo encaminado a mejorar el rendimiento de una empresa y, más concretamente, la calidad y la rentabilidad de sus resultados.

La gestión optimizada se encarga precisamente de optimizar procesos mediante la reducción del tiempo dedicado a tareas sin valor añadido (operaciones innecesarias de transporte, esperas, producción en exceso, etc.), que ocasionan complicaciones y resultados de escasa calidad. Este método se sustenta sobre una dimensión importante de gestión encaminada a garantizar que los empleados trabajen en las mejores condiciones posibles. A la larga, existen dos objetivos principales: la plena satisfacción de los clientes y el éxito de cada empleado.

El concepto de gestión optimizada, formulado por investigadores americanos del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT), incluye una palabra clave importante: «optimizado», con el sentido de «sin florituras». El término refleja la idea de reducir algo a lo esencial y eliminar lo superfluo, lo que constituye la premisa básica de este método.

Los orígenes de la gestión optimizada

A finales de la década de los 40, cuando Toyota sentó las bases de la gestión optimizada, el objetivo era reducir aquellos procesos que no aportasen valor al producto final.

Con ello, los directivos conseguían mejoras significativas en términos de productividad, eficiencia, tiempos de ciclo y rentabilidad.

Gracias a este notable impacto, la filosofía optimizada se ha extendido a muchos sectores y ha evolucionado para conformar los cinco principios nucleares de la gestión optimizada, tal y como los plantea el Lean Management Institute.

En este sentido, el término inglés lean fue acuñado por John Krafcik (el director general del proyecto de coche autónomo de Google, Waymo, de 2015 a 2021) en su artículo «Triumph of the Lean Production System», publicado en 1988.

¿Cuáles son los cinco principios nucleares de la gestión optimizada?

Para poder ejecutar una gestión optimizada en una empresa de forma efectiva, es preciso seguir los cinco principios fundamentales de este método.

1. Identificar el valor

¿Qué es lo que mueve a todas las empresas? Ofrecer productos o servicios por los que los clientes estén dispuestos a pagar. Para ello, deben añadir valor a su oferta de acuerdo con las necesidades de los clientes.

Así pues, el valor de la oferta radica en la capacidad de la empresa para resolver un problema de un cliente y, más concretamente, en la parte de la solución por la que el cliente esté activamente dispuesto a pagar. Cualquier otro proceso o actividad que no añada valor al producto final se considera un desperdicio.

Por este motivo, lo primero es identificar el valor que quiere aportar a su oferta y definirlo muy claramente. Este primer paso ayuda a acometer el segundo con más facilidad.

2. Cartografiar la cadena de valor

Este paso requiere cartografiar, literalmente, el flujo de trabajo de su empresa. Esta representación debe incluir todas las acciones y todos los miembros del personal que participan en la entrega del producto final al cliente. Con ello, podrá identificar qué pasos del proceso no añaden valor.

La aplicación de este principio le permitirá detectar dónde se genera valor y hasta qué punto las distintas etapas del proceso añaden valor o no.

Una vez cartografiada la cadena de valor, le resultará mucho más fácil apreciar qué procesos corresponden a qué equipos y sobre quién recae la responsabilidad de supervisar, evaluar y mejorar cada proceso. Esta visión general le permitirá identificar y eliminar los pasos que no añadan valor.

3. Crear un flujo de trabajo continuo

Una vez que tenga la cadena de valor bajo control, necesitará asegurarse de que el flujo de trabajo de cada equipo siga siendo fluido. Este paso puede llevar cierto tiempo.

Desarrollar un producto o un servicio suele implicar un trabajo en equipo interdepartamental. Pueden producirse interrupciones y cuellos de botella en cualquier momento. Sin embargo, la división de las cadenas en fragmentos más pequeños y la visualización del flujo de trabajo son tareas que permiten detectar fácilmente los obstáculos en el proceso y eliminarlos.

4. Crear un sistema de tracción

Un flujo de trabajo estable permite a sus equipos completar sus tareas con mayor rapidez y menos esfuerzo. Sin embargo, para garantizar esta estabilidad, es preciso tener la precaución de crear un sistema de tracción en el marco de la metodología de gestión optimizada.

Este sistema supone que solo se produce trabajo cuando hay demanda. Esto optimiza la capacidad de los recursos, ya que solo se movilizan cuando hay una necesidad real y concreta.

Pongamos como ejemplo un restaurante. Usted, como cliente, llega y pide lo que le apetece. El camarero toma nota del pedido y comienza a preparar la comida. No cocina una gran cantidad de platos por adelantado, ya que no hay una demanda real y estos platos potencialmente superfluos podrían acabar convirtiéndose en recursos malgastados.

5. Mejora continua

Una vez completados los pasos anteriormente descritos, habrá establecido su sistema de gestión optimizada. Sin embargo, no puede perder de vista este último paso, posiblemente el más importante de todos.

Tenga siempre presente que su sistema no es estático ni está aislado. Pueden surgir problemas en cualquiera de las etapas anteriores. Por este motivo, necesita asegurarse de que los empleados de todos los niveles estén implicados en una mejora continua del proceso.

Existen diversas técnicas para potenciar esta mejora continua. Por ejemplo, cada equipo puede celebrar una reunión diaria para debatir qué se ha logrado, qué falta por hacer y a qué obstáculos se enfrentan; es una forma sencilla de optimizar el proceso día a día.

La creciente popularidad de los principios de gestión optimizada se debe a que estos se centran en mejorar todos los aspectos de un proceso de trabajo e implican a todos los niveles en la jerarquía empresarial.

Las diversas herramientas de la gestión optimizada

Las herramientas de gestión optimizada suelen describirse como soluciones de aprendizaje y experimentación. Los empleados las adoptan y colaboran en un proceso de mejora continua.

Existe una gran variedad de herramientas disponibles; a continuación, enumeramos algunos ejemplos:

• el método 5S (clasificación, orden, limpieza, normalización y disciplina) para mejorar el entorno de trabajo y reducir el tiempo perdido;

• el método Six Sigma para mejorar la calidad y la eficiencia de los procesos;

• la gestión visual para compartir información y resolver problemas;

• el método Kaizen para mejorar los procesos continuamente;

• el método SMED para reducir el tiempo de los cambios de serie;

• el método Kanban para optimizar la gestión de inventarios;

• el método de mapas de flujo de valor (VSM, por sus siglas en inglés) para analizar procesos e identificar obstáculos.

Aunque se originó en el sector de la automoción, la gestión optimizada está actualmente muy extendida, independientemente del sector o del tamaño de la empresa. Además, el concepto se ha adaptado para distintas aplicaciones, como sucede con las compras optimizadas, que se centran en la excelencia operativa de los departamentos de compras.

Ventajas de la gestión optimizada

La implementación de métodos de gestión optimizada aporta beneficios importantes:

• Concentración: la aplicación de la metodología optimizada permite reducir el desperdicio. Como resultado, los empleados pueden centrarse en las actividades que realmente aportan valor.

• Mejora de la productividad y la eficiencia: los empleados que se centran en generar valor son más productivos y eficientes porque no se distraen con tareas poco claras.

• Un proceso más inteligente: el hecho de establecer un sistema de tracción permite realizar trabajo solo cuando existe una demanda real.

• Mejora del uso de los recursos: al basar la producción en la demanda real, es posible emplear solamente los recursos necesarios y, así, evitar el desperdicio.