La función de compra no es nueva en el teletrabajo. De hecho, la novedad en el contexto de Covid-19 para la función de compras es que el teletrabajo es diario y para todos.

Este paso de lo excepcional a lo cotidiano no deja de tener consecuencias en el funcionamiento de la función de compra. Por eso se pueden extraer tres lecciones del teletrabajo tras un mes de experiencia:

• Acelerar la desmaterialización del proceso de facturación y pago
• Repensar el trabajo colectivo dentro del equipo de compras
• Reinventar la proximidad con las líneas de negocio

Lección nº 1 para la función de compras: acelerar la desmaterialización de las facturas

Antes del reto del Covid-19, la función de compras se esforzaba por generalizar la desmaterialización del proceso de facturación y pago por dos razones:

El ahorro de gestión inducido por la tramitación digital de las facturas de los proveedores

La fiabilidad y la reducción de los conflictos observados en el uso

La situación del teletrabajo añade una tercera excelente razón para finalizar el proyecto de desmaterialización que lleva a cabo la función de compras. En efecto, la transmisión y el tratamiento de las facturas físicas se han vuelto imposibles en un contexto en el que los equipos de compras están confinados en sus domicilios.

Así, la continuación de la actividad -y la facturación asociada- se basa en la desmaterialización al 100%:

• Transmisión de facturas
• La cadena de validación
• Tramitación y pago

Lección nº 2 para la función de compras: otra operación colectiva

El teletrabajo no es sólo el trabajo a distancia, al que, al menos en las organizaciones más grandes, está acostumbrada la función de compras. Por ello, la segunda observación evidente para la función de compras en este periodo de teletrabajo confinado es la necesidad de adaptar el funcionamiento de los equipos.

De hecho, las normas en torno a la máquina de café o mientras se asoma la cabeza a la oficina de al lado quedan obviamente suspendidas. Sin olvidar, por supuesto, los ritos de convivencia propios de cada equipo. Por tanto, debemos ver estas limitaciones como una oportunidad para actuar de forma diferente.

La función de compras está poniendo en práctica nuevas normas para mantener la cohesión y la innovación colectiva:

En torno a la gestión a distancia y la reactividad en la toma de decisiones

En torno a la experimentación de nuevas herramientas para dirigir reuniones de equipo

Lección nº 3 para la función de compras: reinventar la proximidad con las líneas de negocio

La tercera lección de la crisis de Covid-19 para la función de compras quizá no sea tanto su capacidad de reacción ante las nuevas necesidades de la empresa como su capacidad para mantener una relación rigurosa con las líneas de negocio a pesar de la presión de la urgencia.

De hecho, la función de compras debe adaptarse a una situación de cooperación completamente nueva:

Intensa presión de las líneas de negocio para apoyar la continuidad de la cadena de suministro y a veces para cambiar su curso

Contactos internos que a veces son nuevos debido a la reorganización de los equipos que permanecen en el lugar

La función de compras tuvo que aprender muy rápidamente a ser flexible para que la organización fuera más ágil. Pero al mismo tiempo, el equipo siguió afirmando con fuerza su capacidad estratégica:

Percibir las necesidades profundas que hay detrás de la urgencia de las peticiones

Controlar los riesgos de los proveedores a pesar de la presión operativa

Estimular la innovación para impulsar la capacidad de recuperación de la empresa

En conclusión, el anunciado anclaje del teletrabajo [1] en las prácticas de las organizaciones potencia los esfuerzos actuales de la función de compras para mantener su contribución al nivel habitualmente esperado. Los progresos realizados en el dominio de la relación a distancia serán bienvenidos mañana.

Un reciente artículo de Xavier Laurent, Director de Servicios de Valor Añadido de Manutan, titulado “Por qué la nube es imprescindible para la función de compras” debería releerse desde esta nueva perspectiva. De hecho, su interés se ve naturalmente reforzado por la acelerada evolución de las prácticas de compra.