Las herramientas flexibles, rápidas, intuitivas y colaborativas son un gran éxito gracias al teletrabajo masivo provocado por la crisis sanitaria.  Garantía de fluidez, eficacia y productividad, el trabajo en colaboración es también una cuestión de gestión, determinación y cultura empresarial.

Menos reuniones, más colaboración

Colaborar significa reunirse. Sin embargo, parece que ambas cosas no van tan bien juntas. Por término medio, un empleado asiste a un mínimo de 2 reuniones por semana, lo que supone un total de 4,5 horas semanales, es decir, casi 3 semanas al año. Y esta duración se duplica en el caso de los directivos.

Por desgracia, apenas la mitad de estas reuniones (el 52% para ser exactos) se consideran productivas, debido a la falta de un proceso bien definido o a la ausencia de un proceso formal de toma de decisiones. El 15% de los participantes tampoco están convencidos siempre de la necesidad de su presencia. El 44% aprovecha la reunión para trabajar en otro asunto, o para enviar correos electrónicos.

La buena noticia es que las herramientas de colaboración tienen un impacto positivo en la reunión. Los espacios de trabajo compartidos hacen posible que varias personas trabajen en el mismo documento, a distancia, de forma simultánea o desincronizada. Todo el mundo puede intervenir, consultar la marcha del trabajo o participar en un debate en el momento que más le convenga, sin interrumpir su propio horario de trabajo.

Más colaboración para una mayor confianza y productividad

Bien gestionadas, las herramientas de colaboración tienen muchas ventajas. El 69% de los usuarios, por ejemplo, cree que el trabajo colaborativo tiene un impacto especialmente positivo en el intercambio de conocimientos. El 65% de los usuarios también ha observado una mayor productividad, pero también una mayor motivación del equipo: 60%.

Además de ahorrar tiempo, las herramientas de colaboración también tienen el mérito de aumentar la confianza y la transparencia. Por ejemplo, cuando varias personas tienen derecho a modificar un documento compartido en la nube, la confianza es esencial. La calidad de la comunicación, pero también una cierta forma de buena voluntad, son los requisitos previos para un buen uso de las herramientas de colaboración.

Como señala Xavier Ginoux, director general de OpenMindKfé, en un estudio sobre el trabajo colaborativo realizado con el instituto Ipsos, “todo el reto del trabajo colaborativo es humanizar la relación entre la empresa y sus empleados. Para estos últimos, es una forma de dejar de ser una pieza del engranaje para convertirse en un verdadero actor, cuyos conocimientos, ideas y aspiraciones se tienen en cuenta”. En una palabra, las herramientas de colaboración promueven la inclusión, lo que no deja de ser paradójico en el caso de herramientas diseñadas principalmente para promover el trabajo a distancia.

Para una gestión colaborativa

Para ser plenamente rentables, las herramientas de colaboración requieren el apoyo de la dirección. Cuando va acompañado de una transformación cultural y organizativa de la empresa, el impacto del trabajo colaborativo se percibe como ampliamente positivo en el trabajo diario”, afirma Julia Pironon, Directora de Clientes de Ispos Lead. Esto es especialmente cierto para el intercambio de conocimientos, pero también para la productividad”.

La disponibilidad de herramientas de colaboración no se considera el problema principal. De hecho, el 74% de los empleados considera que tiene suficientes. Para el 43% de ellos, en cambio, la falta de implicación de los empleados o de la dirección (35%) es el principal obstáculo para la colaboración. Por último, el 34% de los empleados cree que un comportamiento inadecuado de los directivos puede ser un poderoso obstáculo para el trabajo en colaboración. Es cierto que estas cifras proceden de estudios realizados unas semanas o meses previos al confinamiento. No obstante, la tendencia que expresan sigue siendo válida y debe tenerse en cuenta en la perspectiva de la vuelta a la normalidad una vez superada la crisis sanitaria.

Ahora se pueden utilizar varias soluciones innovadoras para agilizar los procesos de colaboración y crear sinergias. Es posible, por ejemplo, modificar el tamaño de los equipos. Un máximo de 4 a 6 personas sería el número ideal para crear las condiciones de colaboración. Por desgracia, la mayoría de los equipos de trabajo actuales tienen más de 7 personas.

Una buena colaboración no requiere que se comparta un espacio de trabajo todo el tiempo. Por el contrario, crear pausas en el entorno de trabajo, fomentar la movilidad interna o abrir los equipos a los autónomos son excelentes formas de mantener una mentalidad colaborativa. La persistencia del teletrabajo tampoco es un obstáculo. Además, para el 93% de los empleados, el teletrabajo es totalmente compatible con los retos de la colaboración.