El aprovisionamiento es una palanca importante para las empresas que contribuye a la rentabilidad y productividad de sus equipos. Implantar un sistema de rastreabilidad del aprovisionamiento es esencial para gestionar los procesos de compra y evitar quedarse atrás o perderse en el flujo de información. Las herramientas de rastreabilidad permiten seguir el estado, la ubicación, la posición y el historial de los productos. Su objetivo es mejorar la eficacia de la gestión de las necesidades, la logística, el control, el análisis y el seguimiento de las existencias desde la realización del pedido hasta la recepción de los productos. ¿Cómo se hace? Descubra nuestras 5 mejores soluciones de rastreabilidad para tu negocio. 

¿Qué es la rastreabilidad de las compras?

La trazabilidad de las compras de las empresas es cada vez más importante. Empezó en el sector industrial y ahora se utiliza en el sector de los servicios. Disponer de un sistema de trazabilidad permite tener un historial completo, un medio de verificación y una visión objetiva de las existencias y de los productos pedidos a los proveedores. Se controla cada paso para analizar por qué, cómo y cuándo salen los productos de la empresa. Como resultado, los datos de este proceso permiten a las empresas asignar los gastos de cada departamento de forma pertinente. Existen varias soluciones y formas de rastrear las compras de productos. 

Tracking: rastreabilidad interna y externa

El seguimiento es una de las soluciones más comunes. Ofrece a las empresas la posibilidad de supervisar el estado de las compras por unidad de carga o por lote mediante la verificación e identificación de los controles registrados. Se conocen todas las etapas del seguimiento de los productos, desde el inicio del proyecto hasta su destino final en los departamentos. 

La rastreabilidad interna se refiere a la manipulación de los productos. Se realiza mediante códigos SKU o herramientas específicas como el software WMS para la gestión de stocks del almacén. 

Si los productos van a transitar o distribuirse en varios países, la rastreabilidad externa es vital. Permite disponer de un lenguaje universal y codificado que puede ser entendido por todos los implicados, de modo que los productos pueden ser referenciados y localizados en cualquier momento. 

Soluciones de rastreabilidad mediante la identificación y codificación de las compras

Los identificadores de productos y los códigos únicos son algunas de las soluciones más potentes que existen. Proporcionan un lenguaje estándar para que todos los departamentos puedan acceder a los datos que necesitan en tiempo real. Para ello, hay que implantar sistemas de rastreabilidad. 

El código de barras (UPC¹, EAN²) es el método de identificación más utilizado en el mundo. Para hacer un seguimiento de las compras y simplificar la gestión, verificación y logística de los productos, el sistema RFID³ es otra posibilidad. Esta etiqueta puede integrar y enviar datos mediante ondas de radio. Los datos transferidos deben canalizarse en un software especializado, independientemente de la herramienta elegida. 

Soluciones de rastreo por código de barras

Los códigos de barras han demostrado su utilidad para el seguimiento, el control y la gestión de stocks. Las etiquetas de códigos de barras generan códigos mediante protocolos específicos de codificación y encriptación. Esta solución es fácil y rápida de aplicar. Para obtener la información necesaria sobre un producto, basta con escanear la etiqueta con el código de barras. 

Este sistema requiere equipos específicos: impresoras dedicadas para imprimir las etiquetas y escáneres CCD o láser para mostrar los datos del producto. 

Soluciones de rastreo RFID

El sistema RFID permite almacenar y recuperar datos a distancia sin necesidad de una verificación directa. Las tarjetas RFID, las etiquetas RFID y las insignias RFID utilizan el mismo principio. Están equipadas con un chip que se conecta a una antena, que almacena los datos. A continuación, los datos se envían a un lector de RFID. 

Se puede almacenar una gran cantidad de datos y la trazabilidad es más rápida y eficaz. Al igual que con los códigos de barras, se utilizan equipos específicos para gestionar el soporte de identificación: 

• Un lector RFID, fijo o móvil, para leer los datos contenidos en el chip; 

• Una impresora RFID para editar, imprimir o, según el modelo, codificar las etiquetas RFID; 
• Un software RFID para gestionar y procesar los datos enviados por los chips RFID. 

El software de procesamiento de datos, una solución clave para la rastreabilidad

Para lograr una rastreabilidad, un seguimiento y un control de las compras de alta calidad, es fundamental disponer de herramientas informáticas que reúnan en un solo lugar todos los datos relacionados con los movimientos de los productos. Este medio digital recoge y almacena los datos de forma organizada, los procesa y los comparte con los distintos actores implicados. 

Una solución ERP es una de las herramientas más comunes. Este tipo de solución reúne todos los datos que comparten los departamentos de la empresa. Existen otras herramientas potentes, como el SGA, una potente solución⁴ de software que optimiza los flujos del almacén. En el caso de las herramientas TMS, permiten organizar y planificar de forma más eficaz las rutas de entrega de productos. 

La rastreabilidad de las compras se ha convertido en un requisito fundamental en las empresas. Garantiza que todas y cada una de las compras realizadas sean verificadas, almacenadas y controladas. Al elegir una solución de rastreabilidad que se adapte a sus retos y a su tamaño, las empresas se aseguran de que la comunicación y el intercambio de información entre los departamentos sean más eficientes. La empresa mejora la gestión de sus existencias y su rentabilidad y evita hacer pedidos innecesarios que generan costes adicionales. Las soluciones de trazabilidad permiten a las empresas identificar los puntos de activación y reducir sus compras. 

La rastreabilidad de las compras tiene muchas ventajas. Estas herramientas dan a los departamentos de compras una visión más estratégica. Permiten a las empresas hacer un seguimiento de los pedidos de productos, así como gestionar su estado para controlar los procedimientos, supervisando el proceso de compra y haciéndolo más seguro.