4 consejos para una reunión eficaz

Las reuniones no siempre producen los resultados esperados, y a veces nos cuestionamos su utilidad… ¡Descubra cómo mejorarlas!

Las reuniones no siempre salen bien, y a veces salimos de ellas con la sensación de que el tema se ha quedado a medias. Ha llegado el momento de revisar su metodología y su manera de actuar en materia de reuniones. ¿Se identifica con alguno de los siguientes problemas y situaciones?

Las reuniones consumen demasiado tiempo y dinero

Una reunión solo será productiva si no tenemos la sensación de que estamos discutiendo todas las semanas los mismos temas. Las reuniones duran demasiado y los resultados y conclusiones a los que llegamos al final no son muy significativos. Usted y sus compañeros han perdido una energía y un tiempo preciosos.

Quienquiera que presida la reunión no controla el desarrollo de la misma

Quien preside la reunión no controla el curso de la discusión y no gestiona bien el tiempo que va pasando, deja la palabra a otros durante demasiado tiempo y no sigue el orden del día. Las consecuencias son inevitables: todos salen de la reunión frustrados e insatisfechos.

La reunión no se ha preparado adecuadamente

Nadie sabe exactamente cuál es el tema de la reunión y qué se espera de ella. Durante la reunión, los participantes leen rápidamente el orden del día y añaden temas que previamente no eran objeto de reflexión. El diálogo no pasa de un nivel superficial y preliminar: ¿qué estamos discutiendo concretamente?

Las resoluciones son siempre cuestionadas

Varias decisiones tomadas anteriormente son nuevamente cuestionadas: no es posible llegar a un acuerdo concreto sobre ningún asunto. Todos sienten que sus opiniones no son escuchadas y esta falta de resolución crea obstáculos en los procesos de trabajo y en los proyectos. Estamos a la deriva.

¡Descubra nuestros 4 consejos para una reunión eficaz!

Las mejores reuniones son, a veces, las que no se han programado. Compruebe si es realmente necesario realizar una reunión. ¿No existen otras soluciones que permitan lograr el objetivo deseado? Si el objetivo es, por ejemplo, resolver un determinado problema, intente resolverlo en su origen. Y si, aun así, fuese necesario reunirse, hágalo eficazmente practicando los siguientes 4 consejos:

1. Gane tiempo y energía

El objetivo de su reunión debe quedar muy claro desde el inicio, para que todos tengan una noción de los resultados esperados. No tiene sentido reunirse si no se fija una meta. Asegúrese de que no haya ningún teléfono, ordenador u otro dispositivo similar encima de la mesa. Dirija la reunión de forma eficaz, utilizando dispositivos como un proyector o una pantalla. Esto le facilitará la tarea de captar la atención de los participantes. Las reuniones online o por teléfono le permitirán evitar desplazamientos: compruebe siempre si realmente necesita reunirse presencialmente. Una reunión de pie ahorra tiempo, ya que hace que la gente aborde el tema directamente sin andarse por las ramas (estar de pie provoca cansancio después de un tiempo).

2. Mantenga el control del proceso

¿Las reuniones son siempre de la duración prevista? ¿Por qué no repartirlas en fases de 20 o 40 minutos? En Toyota, una reunión no puede durar más de 50 minutos. Y ello es así porque debe preverse siempre un tiempo de 10 minutos para poder asistir a otra ocasional reunión. Cuando planifique reuniones, establezca una hora de inicio y una hora de finalización. Y respete ese horario. Comience la reunión a la hora estipulada, incluso si aún faltan algunos de los participantes. Si hay que tomar decisiones importantes, la persona que presida la reunión podrá ponerse de acuerdo previamente con cada uno de los participantes para que la decisión pueda ser tomada con mayor rapidez. También puede ser útil definir el proceso de toma de decisiones: ¿el asunto puede ser decidido por una sola persona o es necesario obtener un consenso?

3. Prepárese bien

Prepare un orden del día y transmita previamente toda la información a los participantes para que puedan analizarla a tiempo. Deben tener una noción clara de quién hará qué durante la reunión. Quién dirigirá las discusiones, quién tomará notas y quién controlará el tiempo. La persona encargada de dirigir la reunión no se desviará de los puntos del orden del día; la persona encargada de tomar notas redactará el informe al final de la reunión; y la persona encargada del tiempo se asegurará de que nadie hable durante demasiado tiempo y de que los puntos tratados no se aparten de los temas del orden del día.

4. Tome auténticas decisiones

Nunca tome decisiones en reuniones con más de 6 participantes. Si es verdaderamente indispensable, cree pequeños grupos y pida a cada grupo que analice el tema desde otra perspectiva. Sea determinado: las reuniones deben producir decisiones y definir las acciones a emprender. Al final de la reunión, las etapas siguientes deben estar claramente definidas y anotadas. Indique para cada tarea «quién, qué, cuándo y dónde». Termine la reunión recapitulando cómo se supervisará cada línea de acción.